エクセルでは限界がきている?

エクセルで顧客管理をしているという企業はまだまだ多いようです。しかし、管理しづらい、限界を感じる、という声をよく耳にします。 具体的には、データの共有がしづらい、ファイル容量を気にしながら使わなくてはならない、操作ミスでファイルを削除してしまった、ファイルの持ち出しが簡単にできるので情報漏洩が心配、欲しいデータの抽出や分析が難しい、など。実際に、こうした使い勝手や管理の面で課題が生じていることも事実です。

そこで、脱エクセルをしてクラウドのCRMシステムを利用する企業が増えてきました。クラウドのCRMシステムを利用することで、顧客データの一元管理ができ、ファイル容量やセキュリティの不安も解消して、顧客データを全社で活用できるようになります。

エクセルではできなかったこともできるように!

顧客情報の取得や登録が自動化できる

エクセルでは名刺交換や問い合わせで獲得した顧客情報を入力して管理することはできますが、どうしても後入力になりますし、況してや自動的に登録することはできません。

クラウドのシステムには、自社のWEBサイトに設置した問い合わせなどの登録フォームと連携できるものがあります。このフォームに見込み客が登録すると、その顧客の情報と問い合わせ内容が自動的にデータベースに登録されます。

また、CRMシステムの中には名刺交換をしたその場で登録できるアプリを備えたものもあります。スマホのアプリで名刺をスキャンすると自動的に名刺の情報がデータベースに顧客情報として登録されます。

このように顧客情報の取得や登録を自動化することができ、登録作業の手間を省くことができます。もちろん、入力忘れや入力ミスなどの心配もありません。

セキュリティが確保できる

クラウドでは、サービスを提供するベンダーによってシステムやセキュリティーが常に最新の状態に保たれた環境で作業できます。自社でセキュリティを確保するための設備を新たに導入する必要がないため、そのためのお金をかけることなく、安心して利用できます。

さらに、アクセス権限の設定や不正アクセスの防止、ログ管理ができるシステムも多いため、そういったサービスを利用することでいざという時の原因追及も可能になり、顧客情報を安全に管理しながら業務運用ができます。

システムベンダーのサポートが受けられる

エクセルで顧客管理をしていて、もし困ったことがあっても、ほとんどの場合は自力で対応しなければなりません。

その点、多くのクラウドシステムのベンダーは導入支援やサポート契約を行っていて、顧客情報の管理や活用の方法に精通したスタッフからアドバイスをもらうことができます。

属人化を防ぎ業務改善ができる

エクセルでは顧客情報を登録して管理することはできますが、営業などの業務フローに沿った運用は困難です。エクセルの運用ルールを決めなどの工夫はできますが、結局は人の手や判断で運用するしかありません。

また、エクセルを業務で汎用的に活用するために、多くの場合、数式や関数、マクロを使用します。しかし、そのためのスキルをもった人にエクセルの管理や変更の作業が集中したり、もしその人が離職したら、誰も管理や変更ができないという問題が発生しがちです。つまり、エクセルには属人化しやすいという課題があります。

クラウドのシステムでは業務フローに沿って登録や照会ができるよう設計されているため、システムに従って操作すれば誰でもスムーズに運用することができます。したがって、スキルをもった人に業務が集中する属人化の心配もありません。また、システムの導入がきっかけで自社の業務課題を明確になり、業務改善をしたところ業績アップにつながったという話がよく聞かれます。

モバイルにも対応!

最近のCRMシステムは、モバイルに対応したアプリを装備しているものも多くなっています。

モバイルを利用すると、次のようなメリットがあります。

  • オフィスに戻ってデータ入力する必要がない
  • 外出先からデータをいつでも確認できる
  • 各メンバーの最新の活動状況がわかる
  • 顧客からの連絡にすぐに応答できる

営業担当者にとって移動時間や事務処理にかかる時間も営業活動の低下になりかねません。移動中にモバイルから事務連絡や営業報告ができれば、オフィスにわざわざ戻る必要がなくなります。他のメンバーの予定もすぐに確認できるので、必要な連絡が取りやすくなります。

また、商談中にモバイルからCRMに登録された情報にアクセスして確認できれば、顧客からの質問に答えられます。さらに、先にも触れましたが、名刺交換したらすぐにモバイルアプリを使えばスキャンするだけでCRMへ新規顧客の登録が完了します。

こうしたモバイルへの対応はどんどん進むと予想され、ますます便利になることで業務の効率化も期待できます。

クラウドの恩恵を活かした顧客管理を!

もちろん、顧客管理をクラウドのCRMシステムで行うことが、すべての企業にとって有益かというと、そうとは言い切れません。自社の規模や目的に合った顧客管理の運用方法を把握し、費用面を考慮した時に、このままエクセルを使い続ける方が得策なのか、クラウドのシステムに移行する方が業務の改善を実現できそうかどうか、検討してみる必要があります。

しかし、クラウドのCRMシステムを利用することでエクセルではできなかった新たなことができるようになり、さらにはモバイルを活用すれば、攻めのマーケティング・営業活動につながり、業績をアップするチャンスになるかもしれません。

エクセルでやりづらさを感じていたり、モバイルの利用にご興味があるようでしたら、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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