限界だったエクセルからクラウドへ

エクセルで顧客管理をするには、データの共有がしづらかったり、データ量を気にしながら使わなくてはならない、操作ミスでファイルを削除してしまったり、ファイルの持ち出しも簡単にできるので情報漏洩の心配もある、欲しいデータの抽出や分析が難しいなど、管理しづらい、限界を感じる、という声をよく耳にします。

そこで、脱エクセルをしてクラウドのシステムを利用すると、顧客データの一元管理ができ、データ量やセキュリティの不安も解消し、顧客データを全社で活用できるようになります。

エクセルではできなかったこともできるように!

顧客情報の取得や登録が自動化できる

エクセルでは名刺交換や問い合わせで獲得した顧客情報を入力して管理することはできますが、自動的に登録することはできません。

クラウドのシステムには自社のWEBサイトに設置した問い合わせなどの登録フォームと連携できるものがあります。このフォームに見込み客が登録すると、顧客データと問い合わせ情報などが自動的にデータベースに登録されます。

また、名刺交換をしたその場でスマホのアプリでスキャンすると自動でデータベースに顧客情報が登録することができるツールもあります。

このように顧客情報の取得や登録を自動化することができ、登録作業の手間を省き、入力忘れや入力ミスなどの心配もありません。

セキュリティが確保できる

クラウドでは、サービスを提供するベンダーによってシステムやセキュリティーが常に最新の状態に保たれた環境で作業できます。自社でセキュリティを確保するための設備を新たに導入する必要がないため、セキュリティにお金をかけることなく、安心して利用できます。

さらに、アクセス権限の設定や不正アクセスの防止、ログ管理ができるシステムも多いため、そういったサービスを利用することで、いざという時の原因追及も可能になります。

システムベンダーのサポートが受けられる

エクセルで顧客管理をしていて困ったことがあっても、ほとんどの場合は自力で対応しなければなりません。

その点、多くのクラウドシステムのベンダーは導入支援やサポート契約を行っていて、顧客情報の管理や活用の方法に精通したプロからアドバイスをもらうことができます。そうしたアドバイスによって顧客情報を安全に管理しながら業務運用ができます。

属人化を防ぎ業務改善ができる

エクセルでは顧客の情報を登録して管理はできますが、営業などの業務フローに沿った運用という点では、せいぜいエクセルの運用ルールを作るなどの工夫はできますが、結局は人の手や判断で運用するしかありません。

また、エクセルを業務で汎用的に活用するために、多くの場合、数式や関数、マクロを使用します。しかし、そのためのスキルをもった人にエクセルの管理や変更の作業が集中したり、もしその人が離職したら、誰も管理や変更ができないという問題が発生しがちです。つまり、エクセルには属人化しやすいという課題があります。

クラウドのシステムでは業務フローに沿って登録や照会ができるよう設計されているため、システムに従って操作すれば誰でもスムーズに運用することができます。したがって、スキルをもった人に業務が集中する属人化の心配もありません。また、システムの導入が自社の業務課題を明確にするきっかけになり、業務改善ができ業績アップにつながったというケースが数多くあります。

クラウドの恩恵を活かした顧客管理を!

もちろん、顧客管理をクラウドのシステムで行うことが、すべての企業にとって有益かというと、そうとは言い切れません。自社の規模や目的に合った顧客管理の運用方法を把握し、費用面を考慮した時に、このままエクセルを使い続ける方が得策なのか、クラウドに移行する方が業務の改善を実現できそうかどうか、検討してみる必要があります。

しかし、クラウドを利用することでエクセルではできなかった新たなことができるようになれば、攻めのマーケティング・営業活動につながり、業績をアップするチャンスになるかもしれません。

エクセルでやりづらさを感じたら、一度クラウドの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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