営業活動に十分な時間をかけられないのが現状

営業部門は一般的に長時間労働になりがちです。なぜでしょうか?
営業担当者の一日は、会議にはじまり、報告やそのための資料作成、申請作業や承認待ち、顧客訪問した後に帰社しての残作業など、やることが山積みです。

もし、営業の成果を出せていないのなら、その理由として考えられるのはこうした事務作業の多さです。営業のための活動より、事務作業に多くの時間を費やさなければならず、なかなか成果を出すことができないのです。顧客との関係を構築するために時間をかけられるようにするには、営業部門の業務フローの見直しを行い、業務効率化を図ることが求めらます。

営業活動に十分な時間をかけられない要因は?

報告のための会議になっている

営業担当者は顧客と信頼関係を築き、成約に至るまでの営業プロセスを着実に進めていくための重要な役割を担っています。そのためには顧客と十分にコミュニケーションをとることは重要で、上司からも普段から顧客と密に連絡をとって繋がりを持つよう言われるにもかかわらず、週に何度もおこなわれる営業の会議に時間をとられ、なかなか営業活動に十分な時間がかけられないのが現状のようです。

しかも、その営業の会議は売上や営業活動の状況を報告するだけのもので、本当に必要なのか疑問が残る会議です。もちろん、営業活動の状況や成果の報告をして社内で共有することは重要なことです。しかし、なぜ貴重な時間を費やしてまで会議の場で報告をしなければならないのでしょう。

営業活動の情報を記録・管理するのに手間がかかっている

営業担当者は、顧客管理、案件管理、予算管理など、さまざまな営業活動の情報を登録し、上司やチームメンバー間で情報共有します。その情報の登録はエクセルなどのファイルを利用していることが多く、営業活動の状況を可視化するためには必要な作業ではあるものの、ファイルの作成や入力には手間がかかります。

また、エクセルなどのファイルは複数の人が同時にアクセスできないので、営業担当者が順番待ちをして入力するといった方法で運用していると、入力忘れが発生したり、操作ミスなどでデータが消えてしまったり、その回復のために工数がかかってしまうなど、ファイルの管理にも手間がかかってしまいます。

案件管理が曖昧になっている

いくら営業担当者が頑張って営業活動をしても、その活動内容や商談が可視化されなければ、次の行動のための分析や施策が難しく、これではせっかく営業の会議を開催しても売上や活動の報告に終始してしまい、 受注につなげるための有意義なセッションは期待できません。そのような状態では、案件に対する正しい評価ができず、受注確度の低い案件に対して成約を取りに行くという非効率的な営業活動になりかねません。営業担当者が成果を出そうと頑張って活動しても、成功率が低い案件ではまず受注にはつながらないでしょう。

このように商談や営業活動を可視化できなければ、案件管理が曖昧になり、その分営業活動は非効率なものになってしまいます。

承認の待ち時間がネックになっている

せっかく受注できるチャンスなのに、上司が不在で承認をもらえず、このままだと競合に先を越されてしまうかも・・・。このような承認待ちが頻発すると成績が伸びないのはもちろん、営業担当者のモチベーションも低下してしまいます。顧客の側からしても、この会社に発注しても時間がかかるからと敬遠されるようになり、失注が繰り返される原因にもなりかねません。

特に「働き方改革」を推進する上では、顧客でも、部下でも、待たせることは、これまで以上にお互いの業務に影響を与えてしまいかねません。営業活動におけるスピード感はお互いの信用にも関わる、より重要な要素になってきます。

営業回りから帰社して残業するのが当たり前になっている

日中は営業で客先を回り、その間に溜まった作業を夕方帰社してから処理する営業担当者は少なくないでしょう。未読メールの確認・返信・整理、提案書・企画書の作成、営業日報の記載など、これだけの作業を事務所に戻ってから行っていたら、当然、長時間労働になります。

営業の「働き方改革」を推進するには、こうした非合理的な業務を削減・効率化するとともに、外出先で移動中のスキマ時間でも作業をこなすことができ、そのまま直帰できる環境を整備することが求めらます。

CRMを利用するとすべて解決できる!

報告の会議から実のある会議へ転換できる

営業の実績を報告するだけになっていた不毛な会議を、必要な時に行われる実のある作戦会議に転換するには、何が必要でしょうか。

もし、別の方法で報告ができれば、その会議は必要がなくなるか、会議が開かれるとしても、営業チームとして成果をあげるための作戦や、成果があがらない場合の対策方法を検討するような、建設的な会議にすることができるでしょう。

そこで、普段の営業実績をCRMに登録していけば、ダッシュボード機能で成約の見込みや営業アプローチの進捗状況をすぐに確認でき、いちいち会議で報告しなくても営業チームで共有することができます。また、予算や実績の数字の突合せもダッシュボードでひと目で確認できるので、状況を報告するために会議はもう必要ありません。

※ダッシュボード機能でできることとは?

いつでもどこでも営業活動に関する情報を記録・閲覧できる

営業担当者が自分が担当する案件の情報をCRMに入力していくことで、全体の数値や状況をリアルタイムに表示して確認することができます。そしてその情報は関係者が誰でもリアルタイムに照会することができるので営業チームで常に情報共有できます。

案件の進捗や対応状況、アプローチ施策の内容や進捗などを顧客ごとに可視化できるので、営業活動が効率的にできるだけでなく、質の向上も図ることができます。

営業情報の入力は、外出先でもモバイルでおこなうことができます。営業回りで移動などのスキマ時間を使って入力でき、その情報が営業活動の報告にもなるため、特に帰社して行う作業がなければ、そのまま直帰できます。

承認のプロセスを迅速化してビジネスチャンスを逃さない

CRMの承認プロセス機能では、あらかじめ設定した条件に応じて、必要な承認プロセスを自動化してスピーディに処理をすることができます。

営業活動の様々な場面で上司による承認が必要になります。売上値引の決定、商談の完了、経費の報告など、これらの申請をCRMの承認のプロセス機能を利用することで、上司も承認のリクエストに対していつでもどこでも対応することができます。もう承認待ちに時間がかかることはありません。

いつでもどこでも作業できる「働き方改革」を実現

モバイル端末があれば外出先からでもCRMにアクセスして、顧客とやりとりした内容の記録や商談の作成・更新ができ、必要な情報をその場で入手できるので、いつでもどこでも営業活動のための作業ができます。そのため、会社に戻る必要がなくなるなど労働時間の削減につながり、営業の「働き方改革」を実現するための環境を作ることができます。

CRMでワークライフバランスを実現!

CRMやSFAを活用することで、業務フローが明確になり業務の無駄を削減しやすくなるとともに、業務の効率化が実現され、結果として労働時間を減らすことができます。営業担当者が直行直帰することができれば、その分顧客への対応に時間をまわすことができ、営業成績の向上にもつながります。

ワークライフバランスとは、私生活が充実すると仕事のパフォーマンス向上が期待でき、短時間でも効率よく仕事の成果を出せるようになり、時間に余裕が生まれるのでプライベートな時間が確保でき、生活がさらに充実する・・・こうした好循環のことです。

CRMやSFAを活用することで、営業に従事する人のプライベート時間の確保を促進し、ワークライフバランスが実現できます。

働き方改革の実現に向けて、一度CRMの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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