自社の販売管理環境を CRM に設定する

Zoho CRM のレイアウトのカスタマイズ機能とは

レイアウトのカスタマイズとは

使いやすい CRM を構築するには、自社の利用シナリオに合わせて画面のレイアウトを使いやすく変更する必要があります。レイアウトのカスタマイズには「情報グループのカスタマイズ」「ページのカスタマイズ」の2通りの方法があります。

情報グループ(タブ)のカスタマイズ

CRM に登録する情報は、複数の情報グループに分類すると管理しやすくなります。例えば、予備校なら「生徒」「講師」「受講講座」「教室」などのグループ、不動産業なら「購入者」「所有者」「施工業者」「物件」などのグループに情報を分類して管理するとよいでしょう。管理対象の情報グループは業種業態に応じて大きく異なるため、自社の利用シナリオに合わせて情報グループの表示をカスタマイズする必要があります。情報グループ(タブ)は、タブ名の変更や独自のタブの追加など、さまざまなカスタマイズが可能です。

情報ページのカスタマイズ

情報グループを設定したら、それぞれの情報グループで管理するデータ項目をカスタマイズします。例えば、予備校なら「生徒」タブ(情報グループ)で生徒の「性別」「学年」「志望校」などを管理する必要があります。情報ページのカスタマイズでは、こうした情報を CRM に登録する際の入力項目をカスタマイズします。

CRM でレイアウトをカスタマイズするメリット

情報をすばやく確認できるよう表示を変更できる
データの入力ルールを定義し、CRM のデータをクリーンに維持できる
ビジネスの形態に応じて必要な項目を追加できる
アクションボタンを追加し、より便利な CRM を構築できる

表示する情報グループ(タブ)のカスタマイズ

タブの作成

CRM で管理するデータは業種や業態によって異なります。Zoho CRM では、見込み客、商談、連絡先など、日々取り扱うさまざまなデータを「タブ」に分類して管理できるため、必要なデータをすぐに確認することができます。CRMにはデフォルトで各種タブが用意されているほか、必要に応じてタブを追加することもできます。

タブ名の変更

業種・業態で使用する用語に合わせて、タブ名を変更できます。

情報ページのカスタマイズ

らくらくドラックアンドドロップ操作

情報ページは、テキスト項目、選択リスト、数字など、さまざまな形式の入力項目を設定してカスタマイズ可能です。
見込み客や連絡先などの項目はドラッグ&ドロップで各タブに簡単に追加できます。

入力必須項目の設定

顧客の獲得や商談などの営業プロセスで、顧客の連絡先や会社名などは不可欠な情報です。Zoho CRM では、これらの情報を入力必須項目として設定することで、項目を見逃すことなく業務を進めることができます。入力を必須にしたい項目は「必須項目にする」にチェックマークを入れるだけで設定することができます。

入力ルールの設定

電話番号を入力する際に「-」を追加するなど、データの入力形式に関するルールを定義しておけば、CRM に登録するデータの形式を統一してクリーンな表示を維持することができます。入力内容が事前設定の条件を満たしていない場合は自動的にアラートが表示されるよう設定することもでき、アラートの条件と内容は CRM 内で簡単に設定できます。

入力ヒントの設定

入力項目に関するヒントや注意事項を設定することもできます。「ここには、顧客から直接購入の意志を確認できた商品名のみを記載してください」など、項目に応じて適切なヒントが表示されるようにしておけば、営業担当がスムーズに入力できます。

項目の依存関係の設定

「都道府県」を選択すると「市区町村」の表示が変更されるなど、特定のフィールドで選択した項目に応じて次のフィールドの選択項目が表示されるよう、項目の依存関係を設定することができます。

レイアウトの切り替え

CRM に登録したい情報は商品やサービスによって異なることがあります。すべての商品の入力画面に全項目の入力フィールドが表示されてしまうと、入力が必要なデータが判別しづらく、入力漏れやミスなどの原因にもなります。Zoho CRM では、商品やサービスなどの条件に合わせてレイアウトを自動的に切り替え、必要に応じて入力フィールドの表示を変更することができます。

ボタンやリンクの設置

カスタムのボタンやリンクを設定して、クリックするだけでほかの会計システムへの受注情報の送信や、会社名や個人の検索、外部サイトへの移動、外部サービスからのデータ取得が簡単に行えるようにすることができます。

Zoho CRM のレイアウトカスタマイズ機能で CRM を自社の販売管理環境に合わせて快適に使いこなす!

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