名刺交換したら、すぐに顧客管理を開始する

名刺はコミュニケーションを開始するビジネスツール

名刺の起源には多くの説がありますが、昔、中国の或る皇帝が結婚する際に、結婚する相手の父親へ名前を書いて渡したのが始まりと言われています。この時代はまだ紙がない時代で“刺(さし)”と呼ばれる木簡のような札に名前を記していたことから、その名残でこの漢字が使われているようです。

その後、中国からヨーロッパへ広がり、日本では江戸時代(19世紀はじめ)から使われるようになったと言われています。現代と同様に当時も自己紹介で使われていたようで、最初は和紙に墨で名前を記していました。江戸末期には印刷された名刺が使われるようになり、中には家紋を表す紋所(もんどころ)が記されているものもあったそうです。現代なら会社ロゴと言ったところでしょうか。明治に入ると、名刺は日本の社交界の重要なツールとして機能するようになっていきます。

そして現在では、相手に自分自身を紹介するだけでなく、相手からのアクションを促すための工夫をこらすことで訴求力をアップするしたり、企業のPRなどの情報発信にも活用できるなど、名刺はビジネスにおいてますます重要なツールになっています。

名刺を丁重に扱う日本独特の文化

日本では名刺は「相手の顔と同じ」という考えが一般的で、「相手よりも下から差し出す」 「受け取った名刺にメモ書きをしない」、会談の席では「名刺入れの上に乗せるか、テーブルの上に並べる」など、名刺を丁重に扱うのが当たり前になっています。現在、名刺発祥の地である中国大陸では日本ほど名刺が使われておらず、営業でも名刺を持っていない人がいます。一方、シンガポールや香港では、日常的に名刺交換を行っています。しかし、海外ではもらった名刺を丁寧に扱う日本式のマナーを見かけることはありません。このことからも、日本では名刺がいかに重要なビジネスツールとして扱われていることがわかりますよね。

名刺交換した相手にどうアプローチする?

講習会や展示会などのイベントは、営業担当者が見込み客に出会える機会です。そこで名刺を交換した相手は見込み客候補になります。そして名刺交換をきっかけに繋がりを保ちながら徐々に有望な見込み客に育てていき、最終的に商談に持ち込めることができれば、そのイベントへの参加は有意義なものになります。

そんな重要な名刺を交換した後、どう管理していますか?

実は名刺交換をした瞬間から営業アプローチは始まっています。まずは相手に自分を覚えてもらうことが重要です。名刺交換をしたら、さっそくその日のうちにお礼とあいさつの連絡をメールなどで入れることで、相手に好印象を与えることができます。

名刺交換をしたらすぐに見込み客リストに登録

たくさんの名刺を交換した場合、整理して顧客名簿に記録するだけでも大変な作業になります。後回しにして日数が経ってくると、名刺交換した相手の記憶も薄れてしまい、あいさつするタイミングを逸してしまいかねません。

そこで、なるべく早く顧客名簿に記録して営業アプローチをすることが望ましいのです。

もし、顧客管理をExcelなどのスプレッドシートで行っている場合、名前などの基本項目をシートに入力し、そのリストを頼りに顧客アプローチをするのですが、一行ずつ目で追って電話をするのは間違いも起きやすく、大変な作業になります。

それに対して、顧客管理システム(CRM)で管理する場合、見込み客の基本項目を登録する手間はさほど変わりませんが、入力フォームで一件ずつ入力ができるので、スプレッドシートよりも入力しやすく項目のチェックもでき、入力ミスを減らせます。

多くのCRMでは入力フォームから一件ずつ入力する方法の他に、スプレッドシートに入力された一覧のデータをCSV形式に変換して一括でCRMに取り込む方法もあります。これなら、Excleで管理されていた顧客データをCRMに簡単に移行することができます。

CRMで効率よくアプローチをする

CRMに入力すると見込み客ごとのステータスが管理できるので、見込み客がどのくらいの確度になっているのか、その段階が一目でわかります。また、次にいつフォロー電話をするなどの予定を登録しておくと、予定日になるとリマインダ機能で通知をしてくれるなど、漏れなくスムーズに営業アプローチを実施することができます。

見込み客リストのイメージ:Zohoサイトより

さらに、営業アプローチで得られた情報もあわせてCRMに登録して、営業チームで情報共有することで効果的な営業活動につながります。その点、スプレッドシートではファイルの特性上、情報の履歴を体系的に記録することは難しく、また複数人が同時にアクセスするのが難しいなど、情報共有をするにも制約があります。

名刺を撮影するだけでその場でCRMに登録!

カメラで名刺を撮影するだけでCRMに登録できるモバイルアプリを使えば、名刺交換をしたその場で見込み客データに登録できます。これなら名刺管理もできて、そのまま営業アプローチを開始できます。

名刺を読み込んだイメージ
CRMモバイルのイメージ

名刺をデジタル化して積極的に活用する

営業担当者はたくさんの名刺を交換しますが、デジタル化されることなくデスクに眠っていることがあります。また、せっかくデジタル化しても、活用されることなくそのまま放置されていることが多々あります。

交換した名刺をCRMに登録して営業活動に活かすには、どのような流れになるでしょうか。1つの例を挙げてみましょう。

  1. 名刺を獲得する
         ↓
  2. 名刺の情報をCRMに登録する
         ↓
  3. 自動で挨拶メールを送る
         ↓
  4. メルマガを配信して育成する
         ↓
  5. 反応のあった見込み客に営業アプローチを実施する
         ↓
  6. 商談記録や受注・失注をCRMに登録する
         ↓
  7. 営業実績レポートで成果や失注の状況を可視化する
         ↓
  8. ターゲット選定やアプローチ方法の改善に活かす

このように、ただ名刺交換をして顧客管理をするだけでなく、成果の分析にもつなげてPDCAサイクルをつくり、営業活動の改善・実施を継続していくことが重要です。

まずは、名刺交換したらすぐにCRMに登録するところから始めませんか?

顧客情報のデジタル化でスピーディな営業活動につなげる!

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