営業マンだけに頼らない

営業マンは非常に多くのことをこなさなくてはなりません。新規顧客の発掘、既存顧客との関係維持、競合他社に負けないよう戦略を練って実行し、商談を進めて注文を獲得します。その後も入金が確認できるまで、営業マンは気を抜けません。

しかし、まだ営業の業務は営業マン任せになっている企業も多いようです。

営業マンが抱える課題は?

さまざまな業務をこなす中で営業マンが抱える課題にはどんなことがあるでしょうか。

  • 見積書を作成するのに時間がかかる
  • 書類作成のためにいちいちオフィスに戻らなければならない
  • 事務処理が多く営業活動に集中できない
  • 会社に顧客から問い合わせがある度に呼び出される

多くの営業マンは、ライバルに負けないよう神経をすり減らしながら多くの業務をこなさなければならず、営業活動に集中することができないのに営業成績を上げなければならないというジレンマを抱えることも少なくないようです。

見積書を作成するのに時間がかかる

多くの企業では決められた見積書フォームで作成して印刷し、上申の承認印をもらい、社印を押印しなければならないため、外出先で見積書をすぐに提示したくても会社に戻って作成するしかなく、その間に競合に先を越されてしまうかもしれません。

また、見積書などの書類を作成する際に入力間違いをして作成し直しになったり、上司が外出中で承認印をもらえない、といったことも時間がかかる要因になっています。

さらに、以前取引をしたことがある顧客から見積り依頼などにより、過去の見積情報などを参考にしたいことがありますが、過去の取引した資料が残っていなければ一から見積書を作成しなければならず、時間がかかってしまうこともあります。

事務処理が負担になって営業活動に注力できない

営業活動では、見積書を作成する以外にも、受注した後に行う事務処理がたくさんあります。受注情報をシステムに登録して管理部門に報告し、顧客に納品する商品の発注や出荷の手配などの手続きがあります。商品を納品した後には請求作業をしなければなりません。

この一連の作業をすべて紙ベースやExcelファイルなどで行う場合、どうしても記入ミスや入力ミスが発生しやすいため、営業マンの業務負担にとどまらず、後続の処理を担当する部門にも影響が出てしまいます。もしミスにより差し戻しが発生すると、さらに作業負担が増えます。その結果、営業マンと関係部門の担当者との関係が悪化することもあります。

そのため、営業マンは単に業務をこなすだけでなく周りと関係悪化しないよう気を遣いながら業務を進めなければなりません。こうした状況では、純粋な営業活動だけに注力することは難しいでしょう。

担当している営業マンしか対応できない

顧客から会社に問い合わせがくることがあります。担当の営業マンが不在だった場合、問い合わせを受けた社員がそのまま対応できれば問題ありません。しかし、応対した社員はその顧客の情報がわからなければ、その場では対応できず顧客を待たせることになります。また、その問い合わせが急ぎだった場合、担当の営業マンは営業回りを途中で切り上げて対応するしかありません。

このように担当の営業マンしか対応できないということも営業活動に注力できない要因の一つになっています。

商談に関する情報を営業チームで共有する

営業マンが営業活動に注力できるようにするには、どうすればいいでしょうか?

例えば、営業先で必要になった時その場で見積りを作成して、すぐに承認を取れるようになれば、見積書を早く顧客に提示できるようになります。

また、受注情報を関係部門と共有して連携すれば、出荷などの指示内容を正確でスムーズに伝えることができます。さらに、納品を完了して作成した請求書の情報を経理部門と共有すれば、経理部門の方で改めて請求情報を入力する必要がなくなります。そのため、あちこちに依頼する手間や時間を省くことができます。

また、進行中の商談の状況や、過去に顧客とやり取りした情報を営業チームの誰もがすぐに確認できれば、担当する営業マンが不在でも、問い合わせに最初に応対した人がその情報を頼りにそのまま対応することができます。

まとめると、

  • 見積りをどこでも簡単に作成できるようにする
  • 受注情報を関係部門と共有して連携する
  • 請求情報を経理部門と共有する
  • 商談内容を営業チームで共有する

これにより、営業マンの事務作業や顧客対応にかかる時間を削減でき、本来注力するべき営業活動を行うことができます。

CRMで情報共有をする

情報を共有するには、情報をデータ化して一元管理できる環境が必要です。そして、 一元管理されたデータとワークフローの機能を活用することで営業の業務を流れに沿って行うことができます。これにより、商談の進捗状況をリアルタイムに確認したり、関係部門とデータを共有して連携しやすくなります。

このような環境を実現するには、CRM(顧客管理システム)を利用する方法があります。CRMは顧客情報を一元管理し、見積書の作成、商談のタスクや履歴管理、請求処理などを体系的に行うことができます。また、それぞれの業務に伴う事務処理をCRMのワークフロー機能に体系化して組み込みながら煩雑な処理を削減すれば、業務改善のきっかけになるかもしれません。

CRMを営業チームで利用すれば、商談内容を共有してチーム全体で顧客対応をすることが可能になり、営業マンは営業活動に注力できるようになります。そして、事務処理にかかる時間を削減し、余裕ができた時間を顧客サービス向上のために費やせます。

営業チームで情報共有して営業マンだけに頼らない!

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