CRM で帳票電子化+電子署名により業務をさらに効率化

CRM 導入で帳票電子化するメリットとは?

紙の帳票管理を電子化移行すると、ペーパーレスによるコスト削減やスピーディな検索が可能になるなど様々なメリットがあります。

しかし、電子化するといっても、従来の Excel などのスプレッドシートによって帳票作成や管理をするやり方では、実はデメリットも生じます。例えば、

  • 事故や災害などに弱く、データが脆弱で破損や破壊が生じやすい。
  • システムやネットワーク、デバイスなどの影響を受ける。
  • データ化に向かない書類がある。
  • IT に不慣れな人は使いにくい。
  • 上書きができるため、改ざんが容易になる。

などがあります。

帳票電子化のデメリットも電子署名でクリアできる

確かに単純に帳票管理を電子化するのではデメリットが生じますが、CRM と電子署名を併せて導入することによりこうしたデメリットも一挙に解決しながら帳票電子化も実現することができます。

事故や災害などに備えて、データがしっかり保護される仕組み

CRM と電子署名なら、導入時にクラウド化やサービスの仕組み上で予防対策が取られるため安全が確保されます。

システムやネットワーク、デバイスなどの影響を受けにくい

CRMと電子署名なら、入力保存したデータから帳票作成を行うため基本的に影響は受けません。
また、データ形式を選択して外部から取り込んだり、Word差し込み印刷として出力することができるため、柔軟に対応できます。

データ化に向かない書類も、運用を含めたデータ化で可能に

書類にも様々な様式がありますが、申請書類や請求書類は電子化しにくいと言えます。日本では手書きの署名と押印の文化が深く根づいていることが要因となっています。CRM では一連の業務プロセスを電子上で手続きできる仕組みで、運用を見直す作業が必要にはなりますが、申請自体の電子化が可能です。見積書/発注書/契約書やその他の押印が必要な書類も電子化が可能になります。

IT に不慣れな人でも操作しやすい

従来の Word や Excel などのソフトは、使いこなすにそれなりの知識や技術が必要ですが、CRM は、業務プロセスの流れに沿った画面構成になっており、それに従って画面上のタブをクリックするなど操作しやすい設計になっているので、IT に不慣れな人も少し練習すれば使えるようになります。

データはしっかり管理され、操作権限の設定や履歴管理も可能

電子署名であれば、メールアドレスをキーとして法的効力も付加することができ、履歴管理もされるため、改ざんは難しい仕組みと言えます。

電子化されたデータの活用次第では、様々な優位性があります。例えば、顧客の問い合わせに迅速に回答でき、顧客の満足度の向上を図ることが期待できます。あるいは、データを編集したり加工したりしやすいことから、製品企画や営業施策などの経営判断に迅速に対応できるという利点もあります。電子化の流れは単にコスト削減のためだけではなく、企業競争力の強化としても必要と言えます。

帳票電子化で変革するハンコ文化

帳票電子化の動きはもともとペーパーレスの必要性が根底にあり、ペーパーレスの促進が叫ばれるようになったのはコンピュータが広がってきた2000年前後のことです。しかし、ペーパーレスを実現するには、導入するシステムに合わせた新たな運用プロセスを確立する必要があり、当時の日本では実現するのが難しい状況でなかなか進みませんでした。

2008年、Apple社より新製品「iPhone」がリリースされると瞬く間に市場に浸透し、スマホやタブレットの時代になると、「パソコン決裁の電子印鑑はスマホでは押せないのか」「外出先で承認できる機能を付けてほしい」などの要望が出るようになり、電子印鑑や電子署名といったサービスが開発されるようになります。

2011年に起きた東日本大震災以降、資産(資料)の安全な保管方法について見直す動きがあり、クラウドサービスへの関心が高まりました。そうした中、2013年に米国のファイルストレージサービス「Box」が本格的に日本市場に参入し、クラウドサービスの利用が広がります。2016年には、同じく米国発の「DocuSign」もアジア市場に進出し、電子署名サービスも普及しはじめます。

2019年4月の『働き方改革推進法』施行により「長時間労働の是正」や「労働生産性の向上」が基本概念に組み込まれたことで、子育てや介護支援のための在宅勤務を推進する動きが生まれます。このような動きの中で、クラウドサービスの利用が進み、テレワークなど働き方の変化にも合わせる形で、電子印鑑や電子署名を採用する企業や機関が増えてきました。

2020年に入ると新型コロナウィルスの感染拡大が起き、出社を自粛する動きの中でますますテレワークの必要性が増しました。しかし、電子化を適用しにくい業務ではテレワークの導入が難しく、たとえ導入できても電子化できない書類の処理や押印のためだけに出社せざるを得ないなど、テレワーク実施の壁になっています。

そして、ウィズ・コロナでテレワークによる働き方が定着する中「脱ハンコ」が急速に広がっており、ハンコによる管理そのものが廃止される動きまで出てきました。

日本のハンコ文化と欧米の署名文化

「脱ハンコ」の動きが加速していますが、これまで日本ではハンコ文化が根付いており、生活の場面ではもちろん、役所の届け出やビジネスシーンでの承認など、実に様々な場面で使われてきました。

そのハンコの発祥は、実は日本ではありません。今から5000年ほど前のメソポタミアでは既に実用されていたと言われています。現在日本で発見されている最古のハンコは「漢倭奴国王」の刻印がある「金印」です。金印はメソポタミアで使われていたような円筒形ではなく、中国の「伝国璽(でんこくじ)」というハンコと同じ形であることから、日本のハンコ文化は中国から持ち込まれたものと考えられています。

日本に持ち込まれたハンコは、7世紀後期の律令制度の施行によって実用化され、15世紀以降の戦国時代になると僧侶や武士階級の間でも広まりました。江戸時代には、売買の契約や金銭の貸付など庶民の間でも広く実用されていました。この頃、庶民がハンコを使用するには印鑑証明が必要で、そのため花押(かおう)と呼ばれる文化も流行しました。

明治に入ると、公文書の認証についてハンコかサインかの論争が巻き起こります。論争の結果、識字率が低いことと、紙で多くの処理をしていた当時の世相が反映された形で、1900年(明治33年)の「商法中署名すべき場合に関する法律」施行によりハンコでの認証が決まり、それが現在まで続いてきました。

一方、メソポタミアで生まれたハンコは西側にも伝わりましたが、ヨーロッパでは16世紀の宗教革命以降、識字率の向上と人文主義の高まりで一般にも文字の読み書きが広まると、19世紀にはハンコはほとんど使われなくなりました。現在、欧米の多くの国では一部の外交文書や身分証明以外は、サインのみで文書の正当性が認められる社会になっています。

もちろん、サインの偽造により詐欺などの犯罪に使われる可能性が当然あります。そうした危険を防止するために、アメリカでは重要な契約の際にノータリー・リパブリック(公証人)を雇うことで文書の正当性を担保しています。

日本では、帳票管理の電子化が進むとともに「脱ハンコ」の動きが広がる一方で、ハンコ文化の再評価をする動きもあり、また根付いてきたハンコによる管理業務プロセスの見直しが容易でないことから、ハンコが完全になくなることはないかもしれません。

いずれにしても、ハンコにしてもサインにしても求められる役割は正当性の担保です。テレワークの普及や帳票管理の電子化が進む状況下では、電子上で正当性を担保する役割を果たせるものが必要であり、電子印鑑や電子署名などの利用が今後さらに広がることが予想されます。

CRM と電子署名で業務をさらに効率化する

テレワーク普及により急速に進む「脱ハンコ」。この動きは企業の業務プロセスをも変える勢いで広がりつつあります。そうした動きの中で電子署名などの電子契約の仕組みが注目されています。

電子署名とは?

電子署名は、紙の契約書ではなく、契約書の電子ファイルに署名したりタイムスタンプを押したりできるサービスです。電子契約とも呼ばれます。

電子署名で締結した契約書は、クラウド上に保管して必要なときに検索することが可能です。その他、契約書のテンプレートやシステム上での承認や稟議が可能なワークフロー機能が搭載されています。

なお、電子署名を相手方が使用していなくても、電子契約書へのリンクを貼ったメッセージを送ることで問題なく契約を締結できます。

電子署名の効力

電子署名の法的効力については、まず、契約書の大原則として「本人が自らの意思で作成したこと」の証明が必要です。これを証明するには、本人の署名か押印が必要になります。また、電子契約においても電子署名があるものは「本人が自らの意思で作成した」とみなされます。

つまり、電子契約書は、紙の契約書と同等の法的効力があります。ただし、電子契約書は紙の契約書とは違いデータを編集できるため、改ざんのリスクが高いとされています。この問題をクリアしなければ、紙の契約書と同等の法的効力があるとはみなされません。

そこで、電子契約書に法的効力をもたせるための機能が「電子署名」と「タイムスタンプ」です。電子署名は、その契約書を誰が何を作成したのかを証明でき、タイムスタンプはいつ何を作成したのかを証明できます。いわば、電子署名が押印で、タイムスタンプは消印の機能を持っています。

電子契約の仕組みを活用するメリット

帳票管理の電子化と併せて電子印鑑や電子署名などの電子契約の仕組みを活用することにより、バックオフィスの業務はもちろん、企業全体にとってもメリットがあります。

紙の書類がネックになっていたテレワークの実施が可能に
テレワーク実施中に押印のためだけに出社しなくてよくなる
ペーパーレスで書類の整理・保管から解放されコストも削減

Zoho CRM と Zoho Sign は 連携可能

Zoho CRM の Zoho Sign 拡張機能を使用すると、CRM に保存されている連絡先に、署名文書を直接送信することができます。Zoho CRM の差し込み文書や会計テンプレートにも適用され、テンプレートから電子署名文書を送信できます。

例えば、会社の営業担当者が署名のために同じ契約を異なる取引先に送信したい場合、名前、住所、添付ファイル、金額が異なる場合でも、差し込み印刷と在庫テンプレートの連携がスムーズにできて便利です。

利用するには、有効な Zoho Sign アカウントと課金プラン、及び、Zoho Sign 拡張機能のインストールが必要ですが、Zoho One であれば、Zoho Sign の機能も含まれており Zoho One の課金内で利用できます。

また、他社の電子署名サービスの仕組みは1枚単位で費用がかかり、ある一定以上の数を署名しようとすると結果的に高くなる可能性がありますが、Zoho Sign の場合は固定無制限なのでトータルで安価に利用できます。

弊社も活用しています!

Zoho Sign は、電子署名として法的な根拠があるサインとして利用が可能で、弊社でも Zoho CRM と連携させて活用しています。

Zoho CRM で作成したリストから Word に差し込み印刷を行い、それを Zoho Sign に受け渡して顧客にメールで配信し、顧客からサインをもらうという形で運用しています。

また、Zoho Books(会計の仕組み)で Zoho Sign と連携させ、発注書に電子上でサインをしてもらうと、そのままオンライン発注される仕組みも導入しています。これにより、お見積りから受注(お客様からは発注)までの一連の手続きが電子上で可能になり、テレワーク実施に大きく貢献できます。

Zoho CRM と電子署名の活用でテレワークがますます便利に!

CRM導入支援サービス お問い合わせ

下記フォームからご入力いただくと営業からご連絡致します。

お問い合わせはこちら