電子取引のデータ保存の義務化とは?

電子取引の請求書や領収書が紙で保存できなくなる?!

2022年1月から「電子帳簿保存法」の改正法が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われました。一番のポイントは、事業者が取引先とメールなどで電子的にやり取りした請求書や領収書を電子データで保存することが義務づけられたことです。

しかし、準備の期間が短い上に人材不足で対応が難しいという声があがり、施行から2年間は紙での保存を認める猶予期間が設けられました。改正法の施行後も特に中小企業の対応が遅れが目立ち、猶予期間の再延長の要望が上がっていることを受けて、政府・与党は猶予期間が終わったあとも引き続き、紙による保存を認める方向で調整しています(2022年12月現在)。

この電子帳簿保存法とはどんな法律で、義務化された内容にどう対応したらよいのでしょうか。


「電子帳簿保存法」とは?

電子帳簿保存法(以下、電帳法)は財務省・国税庁が管轄する法律で、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、会計帳簿や国税関係書類を電子化するための詳細な規程が書かれた法律です。

電子帳簿保存法の歴史

電帳法は1998年に施行され、会計システムや販売システムなどで「国税関係帳簿書類」を電子データで保存することが可能になりました。ただし、システム上で作成された電子データの保存が対象で、紙のデータをスキャンして保存することはこの時点では考慮されていませんでした。

その後、2005年の「e-文書法」の施行に伴って電帳法が改正され、これにより、紙の「国税関係書類(決算関係書類を除く)」をスキャナで取り込み、電子データとして保存することが認めらました。これが電帳法における「スキャナ保存制度」で、2016年にはスキャナ対象書類の金額基準「3万円未満」の撤廃が、2017年にはスマートフォンなどの撮影による電子データ化と、2年連続で緩和されたことにより事業所などのスキャナ保存への取り組みが加速しています。

電帳法の適用範囲は?

電帳法は、納税に関わる文書である「国税関係帳簿書類」が対象になります。さらに、そのうち紙の書類をスキャンして電子化するものについては「スキャナ保存制度」の範囲になります。

対応が義務付けられるのは?

スキャナ保存制度は電帳法の中の一つという位置付けですが、今回の法改正においては対応の義務化はされていません。実際に対応の義務が発生するのは、同じ電帳法の中でも「電子取引」に関する部分です。

今回の改正で、全ての事業者で対象となるのが、電子取引データの紙だけでの保存が認められなくなったことです。メールやFAX複合機、インターネット取引などで授受した電子データの請求書、領収書、契約書などは紙での保管は認められず、取引で交わされた電子データのまま保管することが義務付けられました。改正前にはプリントアウトして保管していた場合も、電子取引については電子データでの保存が求められます。さらに、データを保管する際には、改ざん防止の対策を取ることなどの保存要件を満たすことが必要になります。

ただし、電子取引の制度に該当しない業務に関しては、電子化・ペーパーレス化への対応は任意となっています。

電子取引に該当する取引とは?

では、実際に「電子取引」に該当するのは、どのような取引でしょうか。国税庁が公表している電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)によると、以下のような例が挙げられます。

① 電子ファイル
 電子メールにより請求書や領収書などのデータ(PDFファイル等)を受領したもの。

② スクリーンショット
 請求書や領収書などを、インターネットのホームページ上に表示された状態や、
 ダウンロードしたPDFファイルなどのデータが画面上に表示された状態で、
 スクリーンショットしたもの。

③ クラウドサービス
 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用したもの。

④ キャッシュレス決済
 クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払いデータ、
 スマートフォンアプリやWEBサイトによる決済データ等を活用したもの。

⑤ EDIシステム
 特定の取引にかかるEDIシステムを利用したもの。

⑥ FAX複合機
 ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用したもの。

⑦ DVD等
 請求書や領収証等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領したもの。

④のキャッシュレス決済に関しては、今回の改正によって利用明細データが領収書代わりになるため、クレジットカードやPayPay、Suicaなどのキャッシュレス決済で受領した利用明細データを保存しておけば、領収書の受領が不要になります。

電帳法への対応を迫られることでマイナスのイメージがあるかもしれませんが、このように、クレジット決済などの領収証が不要となるといったメリットもあります。

義務化で求められる保存要件とは?

電帳法では、電子取引による取引情報を電子データとして保存・管理する際、「データの信頼性の確保」と「検索性の確保」の二つの保存要件を満たすことが求められます。

データの信頼性の確保

電帳法の第四条第一項~第四項では、メールやペーパーレスFAXで授受した請求書などを電子データのまま保存・管理する上で以下のような保存方法のいずれかをとる必要があります。

  1. 相手側がタイムスタンプを付与したデータを授受して保管する
  2. 相手側からデータを受領したら、速やかにタイムスタンプを付与して保管する
  3. 相手側からデータを授受したら、データを訂正・削除した記録が残るシステムで保管する
  4. 相手側からデータを授受した後の保管・運用に関する規程を策定して、確実に運用する

上記1.は取引先に、2.は自社にタイムスタンプが付与できるシステムの導入が必要です。

また、3.については、データの保存だけではなくやりとりも行えるシステムを導入する必要があります。

タイムスタンプやシステムでの運用が難しい場合には、4.の自社で電子データの取り扱いについての事務処理規程を定めておく方法があります。規定の作成には、国税庁が公表しているサンプル(「電子取引データの訂正及び削除防止に関する事務処理規程」を、国税庁のHP からダウンロードできます)を活用できます。

また、3.で電子取引データを保存するシステムとして提供されているものの中には、データのやりとりは、メールなどシステムの外で行われるものが少なくなく、その場合の信用性の担保は、4.の事務処理を規程することで補う必要があります。

タイムスタンプとは?

時刻印という意味の英単語で、文書に押印された日時のこと。ITの分野では、電子ファイルやデータが過去のある特定の日時の時点で存在し、現在まで改ざんされていないことを証明する時刻認証の仕組みがあります。この時刻認証で付与される日時情報がタイムスタンプで、第三者機関が付与することによって信頼性が保証されます。

検索性の確保

紙で帳票を保管する場合、キャビネットやバインダーへ年月日や取引先ごとに整理して保管することで、検索性を確保します。データで保管する場合も同様に、いつでもすぐに該当の帳票を検索して閲覧できるよう整理しておく必要があります。

電帳法に対応するには、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはなりません。そのためには以下のような方法があります。

  1. 専用のソフトなどで検索機能を備える
  2. 電子データのファイル名に日付・取引先・金額を付与する
    (例えば「20221130_(株)A商事_150000」など)
  3. Excel等で日付・取引先・金額と電子データを結びつける索引簿を作成する

帳簿・書類の電子化で期待できるメリットは?

電帳法への対応で帳簿や書類の電子データ化が進むことが予想されますが、電子化をすることで期待される効果としては、以下のようなことが挙げられます。

  • ペーパーレス化
    → 紙、印刷、コピー、ファイル等の事務用品にかかるコストの削減
    → キャビネット、倉庫代等の保管場所・コストの削減
    → ファイリング、配送対応、運搬、資料探し等の業務にかかる時間の削減
  • 業務処理の効率化
    → データ連動による入力工数の削減、ミスの軽減
    → 資料検索にかかる時間の軽減、問い合わせ対応の負担軽減
    → 税務調査や会計監査に係わる準備や対応にかかる時間の削減
    → 紙・ハンコ文化からの脱却によりテレワークがしやすい環境に

他にも、経理のDX(デジタル・トランスフォーメーション)の実現、セキュリティ強化など内部統制の強化や、テレワークができる環境になることにより働き改革が推進され、政府の求めるワークライフバランスを実現できるなど、様々な効果が期待されます。

電帳法に対応するにはどうすればよい?

電帳法の改正を踏まえて帳簿や書類の電子データで保存するには、どう対応したらよいでしょうか。

電帳法に対応している会計システムを導入する

会計システムを利用することも一つの対応方法です。導入するには、まず会計システムが電帳法の対応に必要な要件を満たしているかを確認することが重要です。

例えば「信頼性の確保」という要件を満たすには、「タイムスタンプ付与」や「データを訂正・削除した記録を残す」機能がシステムに備わっていなければ、追加で準備するか、別の方法で対応しなければならないかもしれません。「検索性の確保」についても考慮しておくことも必要ですが、会計システムであれば、ほとんどの場合この要件は満たせるでしょう。

最近は、会計システムでもクラウドサービスが広く普及しています。電帳法で対応する国税関係書類の保存期間は7~10年と非常に長いため、サーバの老朽化などのリスクを避けるため、クラウド版のシステムの導入を検討するケースも増えてきています。また、クラウドサービスは基本的にセキュリティを考慮した対策が施されており、運用面・コスト面を考慮すると自前で対策するよりも導入しやすいかもしれません。

会計システムを導入するにあたっては電帳法への対応要件の確認はもちろん、どの範囲をどのように電子化するかなど中長期にわたる検討も必要になってきます。身近な税理士など専門機関に相談して、できるところから始めるのもおすすめです。

会計システムの活用で経理の効率化・財務管理の見える化ができる

会計システムの中には、銀行やクレジットカードのデータと連携しながら記帳や保存をするシステムもあります。こうしたシステムを利用することで、経理業務の効率化も可能になります。

また、会計システムを導入すると財務管理の見える化も期待できます。業績をタイムリーに把握でき、状況にあわせて経営方針を速やかに修正できるようになります。その結果、経営課題の早期発見によって、問題が深刻化することを防ぐことにもつながります。

さらに、今回の法改正に加え2023年10月には「インボイス制度」もスタートします。経理業務を取り巻く環境が大きく変わるなかで、経理の効率化や財務管理の見える化を図ることで、課題を早期発見して解決につなげることは不可欠と言えます。

電帳法への対応をDX推進のきっかけに!

電帳法への対応は経理や財務管理に関わることだからその部分だけを電子化すればいい、などとお考えではないでしょうか。しかも、2年の猶予期間を超えても紙での保存が認められる見通しになったため、慌てて対応する必要はないかもしれません。しかし、インボイス制度が始まると、今度は領収書やレシート、納品書などの電子保存が求められます。このように、今後あらゆる分野で電子データ化や、さらにはデジタル化が進む流れは変わらないと考えられます。

最近は「DX(デジタル・トランスフォーメーション)」という言葉もよく聞かれるようになりました。対応しなければならないと考えているものの、どうしたらよいか悩んでいる事業主も多いのではないでしょうか。世の中の流れは、確実にデジタル化に向けて舵を切りつつあります。この流れに乗れなければ市場で取り残され、事業継続が危ぶまれる事態に陥るかもしれません。そうなる前に「今だからできること」を進めていく時期に来ていると言えます。

今回の電帳法の改正のように、法律の上でも電子化、そしてデジタル化への改革に乗り出していることがわかります。DX推進の第一歩はペーパーレス化、その次がアナログ作業のデジタル化、という具合に進めていくのが一般的な流れです。業務の中で最もアナログ作業が多いのはバックオフィスだと言われており、バックオフィスの改革を進めていくことも重要です。デジタル化の足掛かりとして、まずは電帳法への対応をきっかけとして電子化を始めるのも一つの選択ではないでしょうか。

DX推進はオールインワンのZoho Oneで!

電帳法では、経理・財務管理の電子化が主体になっていますが、実は、経理・財務管理にデータが流れる前の過程には、営業や仕入、製造、販売など様々な業務を経て多くの情報が流れてきます。これらの上流の業務で発生する情報がデータ化されていなければ、経理・財務関連だけシステム化をしても情報データの入力に工数がかかってしまいます。また、上流の業務がシステム化されていても、流れてくるデータの項目や形式が異なると、結局入力し直しで工数がかかったり、データの変換が必要になるなど煩雑な運用になることが考えられます。

そのような業務の「ロス」をなくすには、できるだけ、業務を一つの流れで包括的に管理できるシステムを導入するのが理想です。もちろん、専門的な業務を行う事業所であれば、専門的で特殊なシステムを使わざるを得ないこともあります。しかし、専門的なシステムを除いても、総合的に導入できるシステムはなかなかありません。

もし、業務が一連の流れで管理できるシステムが自社の業務に適用できれば、全社で必要な情報をタイムリーにやり取りできるようになり、進捗や問題の把握、実績の分析も柔軟に行うことができるようになります。そして、営業で発生した受注情報は請求まで一連のデータで管理し、そのまま経理・財務管理まで引き継ぐことができれば、全社的な業務を見える化して効率化を図ることができます。

Zoho One はクラウド型の総合的な業務管理システムで、顧客管理のCRMを中心として、営業、マーケティング、サポート、会計、人事管理など、45以上のアプリとサービスであらゆる業務を網羅しています。これらのアプリは単体でも導入できますが、Zoho Oneを導入すれば全てのアプリが利用できてコストパフォーマンスはバツグンです。また、ユーザー数によって料金が決定するため、毎月のコストが明確になります。

クラウドサービスであらゆる端末にも対応、いつでもどこでも利用できます。セキュリティも確保されており、安心して利用することができます。DX推進を始めるなら、ほぼ全ての業務をデジタル化できるZoho One をぜひご検討下さい。


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