CRM × チームコラボレーションで生産性向上

社内でのコミュニケーションを効率化する

チームコラボレーションとは?

ビジネスが複雑化しつつある現代において、限られた知識や技術に頼るだけではプロジェクトを創造的に作り上げていくことは難しくなっています。そこで、チームメンバーが個々で持っている知識や技術などを組み合わせることで、多様化するプロジェクトにも対応しながら業務を推進できるようになります。これがチームコラボレーションです。

企業は販売目標を達成するため、各チームやメンバーに対して KPI(重要業績評価指標)を設定します。その目標を達成するためには、社内の各チームやメンバーどうしで協力することはもちろん、社内だけでなく、社外の関係者とも協力する必要があります。こうした協力には、適切な情報共有をスムーズに行ったり、綿密にコミュニケーションを取ったりすることが重要です。

しかし、情報共有やコミュニケーションに時間をとられてしまうと、対応が遅れたり、本当に必要な活動にかけられる時間が減ってしまうなど、さまざまな課題が生じます。そこで、それらを円滑に行うためのツールが必要になります。

Zoho CRM は企業などの組織のアカウントを作成し、その組織の中に代表者を始めとした社内の各メンバーをユーザーとして追加し、1つのプラットフォームの中で全てのメンバーが活動できるシステムです。情報共有はもちろん、コミュニケーションを効率よく行うことができるツールがそろっているため、各メンバーの活動を効率化し、プロジェクトの順調な遂行を支援します。

チームコラボレーション機能を利用するメリット

情報共有がスピーディに

Zoho CRM では、モバイルアプリが利用でき、外出先からでも商談やタスクなどの情報をシステムに追加・更新できるため、チームメンバーへの迅速な状況の報告が可能になります。

コミュニケーションの自動化

各商談や顧客に関係する社内のメンバーが複数いる場合にも、各メンバーに情報更新の通知が自動で届くよう設定できます。これにより、いちいち連絡をする必要がなくなり、連絡忘れなどのミスも防げます。

情報の履歴を蓄積して共有

業務活動の中で得た情報をCRMシステムに登録するだけで、必要な情報を整理された状態でチームメンバーと共有できます。また、メンション機能を利用して、メッセージを特定のメンバー宛てに送ることもできます。

必要な情報を整理して共有

必要のない情報が多く共有されると重要な情報が埋もれて見逃してしまったり、情報の確認をするだけでも時間がかかってしまうなどの問題が発生します。CRMなら、共有する情報の範囲をチーム内や担当する顧客のみなどに限定することが可能です。

モチベーションの向上

チーム内での活動状況を共有することは、円滑なコラボレーションを実現するだけでなく、可視化されることで取り組むべき活動が明確化され、モチベーションの向上につながります。

チームコラボレーション機能でできること

ユーザーの追加とライセンス管理

企業でCRMの利用を開始する際は、アカウント(組織)を作成し、その組織に属するメンバーを登録します。Zoho CRM では、組織にメンバーをユーザーとして追加し、ライセンスを付与します。

現在利用しているユーザーを一覧表示し、各ユーザーの連絡先や役職、権限範囲などを確認するなど、わかりやすくユーザー情報を管理できます。

役職による閲覧範囲の管理

Zoho CRM で組織に追加したメンバーの所属するチームや役職などで組織階層を定義することで、メンバーやチーム別に共有データの閲覧範囲を限定したり、組織の体制に基づくCRM の活動の推進に役立ちます。

モチベーションの向上

ゲーミフィケーションは日々の活動状況をゲーム形式で可視化する機能です。

たとえば、受注件数やタスクの処理数などをチーム内で競いあったり、目標を達成したメンバーにトロフィーを授与するなど、ゲームの要素を営業活動に取り入れることで、営業チームのモチベーションを向上します。

コミュニケーションを円滑にする

Zoho CRM は、顧客情報や商談情報を管理しながらスムーズな情報共有を実現する便利な機能を豊富に備えています。

<おもな機能>
フィード機能

商談の進捗状況がCRMに登録されると、関係するメンバーに情報を共有します。共有したい情報を直接投稿したり、コメントを残すこともできます。

チャット機能

商談の進捗状況がCRMに登録されると、関係するメンバーに情報を共有します。共有したい情報を直接投稿したり、コメントを残すこともできます。

カレンダー機能

打ち合わせの日程や通話、訪問などのタスクを効率的に管理できます。チームでカレンダーを共有できるため、スケジュールの調整もスムーズです。

メモ機能

商談の議事録や顧客の要望などをメモとして記録できます。この機能ではドキュメントも添付でき、メモの内容はチーム全体に共有できます。

タグ機能

データに関連するキーワードを「タグ」として追加します。例えば、展示会で獲得した見込み客が商品Aに関心を持っている場合、「展示会」と「商品A」のタグを付けることにより、顧客をすばやく識別できるだけでなく、データの並べ替えや特定の条件に合致するデータの抽出が簡単にできるようになります。

フォロー機能

特定の顧客や商談を指定してフォローします。フォローすることで、顧客情報の編集やメモの追加、メールの送受信や開封通知が受信できるようになり、より効率的な営業活動が行えます。

プロジェクト管理機能

プロジェクトの進捗管理ツール「Zoho Projects」と連携することで、受注から納品までのプロジェクト管理もZoho CRM で完結できます。

この他にも他社コミュニケーションツールとの連携ができます。SlackやChatworkなどのZoho 以外のツールとも連携が可能で、連携するとCRMからの通知もツールで確認できるようになります。

Zoho CRM のチームコラボレーション機能で企業の生産性を向上させる!

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