Zoho CRMの「ドキュメント」タブとは？
Zoho CRM にある「ドキュメント」タブは、業務で使用するさまざまなファイルをアップロードしてユーザーと共有・管理できるタブです。
「ドキュメント」タブを利用すると以下のようなメリットがあります。
ファイル容量を節約できる
Zoho CRMでは、各データに対して、利用中のコンピューター（ローカルドライブ）やクラウドサービス（Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDriveなど）からファイルを添付できます。ただし、同じファイルだとしても複数のデータにそれぞれ添付すると、添付したファイル分全てが組織アカウントのファイル容量（ストレージ容量）を消費します。たとえば、2KBのファイルを10件のデータにそれぞれ添付すると、それぞれ2KBずつ容量が消費されるため、合計で20KBが消費されることになります。
これに対して、「ドキュメント」タブにアップロードしたファイルは複数のデータに関連付けることができます。このファイルを「ドキュメント」タブにアップロードして10件のデータに関連付けても、容量はファイル1つ分の2KBしか消費されません。
つまり、ファイルを添付するのに比べて「ドキュメント」タブを利用する場合、18KB（＝20KB－2KB）分が節約できる計算になります。
簡単に権限に応じた共有ができる
アップロードしたファイルを簡単に共有できるので便利です。また、ユーザー単位の共有だけでなく、特定の役職とその部下、グループなどを指定して、それぞれの権限に応じて共有することが可能です。
フォルダーで整理して管理できる
「ドキュメント」タブ内にフォルダーやサブフォルダーを作成して、アップロードしたファイルを分けて整理できるため、参照しやすく管理できます。
常に最新バージョンで管理できる
複数のユーザーによって編集される共通のファイルを1か所にまとめて管理できるため、ファイルが複数に分かれてそれぞれ更新されるなどして複数のバージョンができてしまうことを避け、組織内で常に1つの最新バージョンのファイルとして管理できます。
メールに添付して送信するのも簡単
「ドキュメント」タブにアップロードしたファイルは、メールに添付して送信することもできます。例えば、「ドキュメント」タブで共有している商品カタログなどの資料をCRMで管理している見込み客や連絡先宛てのメールに簡単に添付して送信できます。
操作方法
「ドキュメント」タブにファイルをアップロードする
- ドキュメントタブをクリック（動画1:04）
- 画面左の「アップロード」をクリック（動画1:07）
- 開いたエクスプローラーからファイルを選択 （動画1:10）
- アップロード先のフォルダーを選択して「アップロードの開始」ボタンを押下（動画1:15）
※今回は「Document Library」フォルダーにアップロード
「ドキュメント」タブからファイルをデータに添付する
Zoho CRMでは「添付」という表現になっていますが、実際には「ドキュメント」タブのファイルをデータに関連づける形で、新たにデータ容量が消費されることはありません。
- ファイルを添付するデータの詳細画面を開き、画面右にある「添付する」ボタンを押下（動画1:55）
- 「ドキュメント」を選択（動画2:02）
※「ファイルをアップロードする」ではないので注意
- 「ドキュメントから添付」画面で添付するファイルを選択（動画2:07）
- 「添付」ボタンを押下（動画2:09）
フォルダーのアクセス権限を設定する
- 設定するフォルダーにカーソルを合わせると表示される設定マークをクリック（動画1:21）
- 「編集」をクリック （動画1:29）
- 必要に応じてフォルダー名を変更（動画1:32）
- フォルダーの共有先を選択
他のユーザーと共有する場合は「その他」にチェックを入る（動画1:36）
- 右にあるアイコンをクリックしてユーザーを選択（動画1:43）
- 「保存」ボタンを押下 （動画1:48）
新しいフォルダーを作成する
- 画面左の「フォルダー」タイトル右側にある「＋」マークをクリック （動画1:50）
- フォルダー名と共有先を選択して「作成」ボタンを押下（動画1:52）
動画でチェック！
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