ドキュメントタブについて

Zoho CRMの「ドキュメント」タブとは?

Zoho CRM にある「ドキュメント」タブは、業務で使用するさまざまなファイルをアップロードしてユーザーと共有・管理できるタブです。

「ドキュメント」タブを利用すると以下のようなメリットがあります。

ファイル容量を節約できる

Zoho CRMでは、各データに対して、利用中のコンピューター(ローカルドライブ)やクラウドサービス(Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDriveなど)からファイルを添付できます。ただし、同じファイルだとしても複数のデータにそれぞれ添付すると、添付したファイル分全てが組織アカウントのファイル容量(ストレージ容量)を消費します。たとえば、2KBのファイルを10件のデータにそれぞれ添付すると、それぞれ2KBずつ容量が消費されるため、合計で20KBが消費されることになります。

これに対して、「ドキュメント」タブにアップロードしたファイルは複数のデータに関連付けることができます。このファイルを「ドキュメント」タブにアップロードして10件のデータに関連付けても、容量はファイル1つ分の2KBしか消費されません。

つまり、ファイルを添付するのに比べて「ドキュメント」タブを利用する場合、18KB(=20KB-2KB)分が節約できる計算になります。

簡単に権限に応じた共有ができる

アップロードしたファイルを簡単に共有できるので便利です。また、ユーザー単位の共有だけでなく、特定の役職とその部下、グループなどを指定して、それぞれの権限に応じて共有することが可能です。

フォルダーで整理して管理できる

「ドキュメント」タブ内にフォルダーやサブフォルダーを作成して、アップロードしたファイルを分けて整理できるため、参照しやすく管理できます。

常に最新バージョンで管理できる

複数のユーザーによって編集される共通のファイルを1か所にまとめて管理できるため、ファイルが複数に分かれてそれぞれ更新されるなどして複数のバージョンができてしまうことを避け、組織内で常に1つの最新バージョンのファイルとして管理できます。

メールに添付して送信するのも簡単

「ドキュメント」タブにアップロードしたファイルは、メールに添付して送信することもできます。例えば、「ドキュメント」タブで共有している商品カタログなどの資料をCRMで管理している見込み客や連絡先宛てのメールに簡単に添付して送信できます。

操作方法

「ドキュメント」タブにファイルをアップロードする

  1. ドキュメントタブをクリック(動画1:04
  2. 画面左の「アップロード」をクリック(動画1:07
  3. 開いたエクスプローラーからファイルを選択 (動画1:10
  4. アップロード先のフォルダーを選択して「アップロードの開始」ボタンを押下(動画1:15
    ※今回は「Document Library」フォルダーにアップロード

「ドキュメント」タブからファイルをデータに添付する

Zoho CRMでは「添付」という表現になっていますが、実際には「ドキュメント」タブのファイルをデータに関連づける形で、新たにデータ容量が消費されることはありません。

  1. ファイルを添付するデータの詳細画面を開き、画面右にある「添付する」ボタンを押下(動画1:55
  2. 「ドキュメント」を選択(動画2:02
    ※「ファイルをアップロードする」ではないので注意
  3. 「ドキュメントから添付」画面で添付するファイルを選択(動画2:07
  4. 「添付」ボタンを押下(動画2:09

フォルダーのアクセス権限を設定する

  1. 設定するフォルダーにカーソルを合わせると表示される設定マークをクリック(動画1:21
  2. 「編集」をクリック (動画1:29
  3. 必要に応じてフォルダー名を変更(動画1:32
  4. フォルダーの共有先を選択
    他のユーザーと共有する場合は「その他」にチェックを入る(動画1:36
  5. 右にあるアイコンをクリックしてユーザーを選択(動画1:43
  6. 「保存」ボタンを押下 (動画1:48

新しいフォルダーを作成する

  1. 画面左の「フォルダー」タイトル右側にある「+」マークをクリック (動画1:50
  2. フォルダー名と共有先を選択して「作成」ボタンを押下(動画1:52

動画でチェック!

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