ドキュメントタブについて

Zoho CRMの「ドキュメント」タブとは？

Zoho CRM にある「ドキュメント」タブは、業務で使用するさまざまなファイルをアップロードしてユーザーと共有・管理できるタブです。

「ドキュメント」タブを利用すると以下のようなメリットがあります。

ファイル容量を節約できる

Zoho CRMでは、各データに対して、利用中のコンピューター（ローカルドライブ）やクラウドサービス（Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDriveなど）からファイルを添付できます。ただし、同じファイルだとしても複数のデータにそれぞれ添付すると、添付したファイル分全てが組織アカウントのファイル容量（ストレージ容量）を消費します。たとえば、2KBのファイルを10件のデータにそれぞれ添付すると、それぞれ2KBずつ容量が消費されるため、合計で20KBが消費されることになります。

これに対して、「ドキュメント」タブにアップロードしたファイルは複数のデータに関連付けることができます。このファイルを「ドキュメント」タブにアップロードして10件のデータに関連付けても、容量はファイル1つ分の2KBしか消費されません。

つまり、ファイルを添付するのに比べて「ドキュメント」タブを利用する場合、18KB（＝20KB－2KB）分が節約できる計算になります。

簡単に権限に応じた共有ができる

アップロードしたファイルを簡単に共有できるので便利です。また、ユーザー単位の共有だけでなく、特定の役職とその部下、グループなどを指定して、それぞれの権限に応じて共有することが可能です。

フォルダーで整理して管理できる

「ドキュメント」タブ内にフォルダーやサブフォルダーを作成して、アップロードしたファイルを分けて整理できるため、参照しやすく管理できます。

常に最新バージョンで管理できる

複数のユーザーによって編集される共通のファイルを1か所にまとめて管理できるため、ファイルが複数に分かれてそれぞれ更新されるなどして複数のバージョンができてしまうことを避け、組織内で常に1つの最新バージョンのファイルとして管理できます。

メールに添付して送信するのも簡単

「ドキュメント」タブにアップロードしたファイルは、メールに添付して送信することもできます。例えば、「ドキュメント」タブで共有している商品カタログなどの資料をCRMで管理している見込み客や連絡先宛てのメールに簡単に添付して送信できます。

操作方法

「ドキュメント」タブにファイルをアップロードする

1. ドキュメントタブをクリック（動画1:04）
2. 画面左の「アップロード」をクリック（動画1:07）
3. 開いたエクスプローラーからファイルを選択 （動画1:10）
4. アップロード先のフォルダーを選択して「アップロードの開始」ボタンを押下（動画1:15）
   ※今回は「Document Library」フォルダーにアップロード

「ドキュメント」タブからファイルをデータに添付する

Zoho CRMでは「添付」という表現になっていますが、実際には「ドキュメント」タブのファイルをデータに関連づける形で、新たにデータ容量が消費されることはありません。

1. ファイルを添付するデータの詳細画面を開き、画面右にある「添付する」ボタンを押下（動画1:55）
2. 「ドキュメント」を選択（動画2:02）
   ※「ファイルをアップロードする」ではないので注意
3. 「ドキュメントから添付」画面で添付するファイルを選択（動画2:07）
4. 「添付」ボタンを押下（動画2:09）

フォルダーのアクセス権限を設定する

1. 設定するフォルダーにカーソルを合わせると表示される設定マークをクリック（動画1:21）
2. 「編集」をクリック （動画1:29）
3. 必要に応じてフォルダー名を変更（動画1:32）
4. フォルダーの共有先を選択
   他のユーザーと共有する場合は「その他」にチェックを入る（動画1:36）
5. 右にあるアイコンをクリックしてユーザーを選択（動画1:43）
6. 「保存」ボタンを押下 （動画1:48）

新しいフォルダーを作成する

1. 画面左の「フォルダー」タイトル右側にある「＋」マークをクリック （動画1:50）
2. フォルダー名と共有先を選択して「作成」ボタンを押下（動画1:52）

動画でチェック！

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