3,000件を超えるデータをエクスポートする方法

3,000件を超えると正しくエクスポートされない！

Zoho CRMでは、各タブのデータをそのままエクスポートすることができます。
しかし、エクスポートできるのは3,000件までです。
もし、3,000件を超えるデータをエクスポートすると、
データがランダムに選択されてエクスポートされてしまいます。

そこで今回は、タブのデータをそのままエクスポートする通常の方法に加えて、
3,000件を超える場合の方法として、
「レポート」を作成してエクスポートする方法をご紹介します。

操作方法

通常の方法（3,000件以内）

1. 画面右上の歯車マークをクリック（動画0:13）
2. 設定画面の「データ管理」カテゴリーにある「エクスポート」を選択（動画0:16）
3. エクスポートするタブを選択（動画0:20）
4. 「エクスポートする」ボタンを押下（動画0:23）

レポートを作成してエクスポートする方法

1. 「レポート」タブを開き「レポートを作成する」ボタンを押下（動画0:40）
2. エクスポートするタブを選択（動画0:45）※今回は「連絡先」を選択
3. 関連するデータも併せてエクスポートするには「関連タブの選択」でタブを選択（動画0:52）
   ※今回は、連絡先が所属する取引先データもエクスポートするため「取引先」を選択
4. 「続ける」ボタンを押下 （動画1:01）
5. レポートの種類を選択（動画1:03）※今回は「一覧レポート」を選択
6. 「続ける」ボタンを押下（動画1:08）
7. 表示する項目を選択
   ・右側にある「選択した項目」欄に表示されている項目が
   　レポートに出力される項目（動画1:10）
   ・項目を追加するには左側の「選択できる項目」で項目を選択し
   　「追加する」ボタンを押下（動画1:22）
   ・項目の並び替えは枠の外側にある▲▼で変更可能（動画1:29）
8. 「続ける」ボタンを押下（動画1:34）
9. フィルターではエクスポートする条件を指定（動画1:38）
   ※今回は全件エクスポートするので何も指定しない
10. 「実行する」ボタン押下（動画1:43）
11. 作成されたレポートが表示されるので確認して問題がなければ
    「保存する」ボタンを押下（動画1:45）
12. レポートを保存するフォルダーを選択（動画1:51）
13. レポートに名前を入力（動画1:55）
14. 「保存」ボタンを押下（動画1:59） ※「概要」は任意入力
15. 画面右上の「エクスポートする」を押下して形式を選択（動画2:01）
    ※形式はExcel、CSV、PDFが選択可能

新しいバージョンの場合

1. 「レポート」タブを開き「レポートを作成する」ボタンを押下
2. レポートを作成したいタブを選択（動画2:06）
3. 画面右上の「続ける」ボタンを押下（動画2:15）
4. 「列」で表示されている項目がレポートに表示される項目（動画2:18）
5. 「＋」ボタンを押すと選択したタブの項目が表示されるので
   必要な項目にチェック、必要ない項目のチェックをはずす（動画2:25）
6. 「完了する」ボタンを押下（動画2:33）
7. 画面右上の「保存する」ボタンを押下（動画2:33）
8. 「編集する」をクリックして「エクスポートする」を選択（動画2:36）
9. エクスポートの種類を選択（動画2:43）
   ※3,000件以上データがある場合は「一覧レポート」にチェック
10. ファイル形式を選択（動画2:47）
11. 「エクスポートする」ボタンを押下（動画2:49）

動画でチェック！