使用しているストレージを確認する方法

ストレージにはごみ箱の容量も含まれる

ZohoCRMはプランによって異なりますが、使用できるストレージの上限があります。
ストレージにはすべてのタブとメモのデータに加え、ごみ箱にあるデータも含まれます。

データを削除すると60日間はごみ箱に保管されますので、
削除したつもりでもごみ箱に保管されている間はストレージを使っている状態です。

ストレージは購入して増やすこともできますが、
まずは不要なデータの削除やごみ箱を整理してみましょう。

操作方法

ストレージを確認する

  1. 画面右上の歯車マークをクリック(動画0:22
  2. 「データ管理」カテゴリーにある「ストレージ」を選択 (動画0:25)
  3. 「利用できる容量」には組織全体で利用できる容量が表示される (動画0:29
  4. 「使用状況の詳細」には各タブごとのデータ数とストレージが確認できる(動画0:47
  5. 画面右側にある「約○○MBまで使用できます。」と表示されている枠の
    右側の「表示」をクリックすると、CRM内のごみ箱と無効データ、
    最近更新されていないデータなどの容量が表示される(動画0:52
    ※今回「約2.29MBまで使用できます。」とあるのは、
     ごみ箱と最近更新されていないデータを削除すると、
     使用できる容量が約2.29MB分増えることを表す
  6. 「ファイル容量」に画面を切り替えると
    画像や添付ファイル、ドキュメントが含まれた容量が確認できる(動画1:16
  7. 「使用状況の詳細」では各ユーザー別で使用しているストレージが確認できる(動画1:24

ごみ箱を整理する

  1. 画面右上の歯車マークをクリック
  2. 「データ管理」カテゴリーにある「ごみ箱」を選択 (動画1:42
  3. 管理者権限があるユーザーのみゴミ箱にある全てのデータを削除することが可能 (動画1:49
  4. 削除するデータのチェックボックスにチェックを入れて「削除する」ボタンを押下(動画1:58
    ※項目名「名前」の左側にあるチェックボックスにチェックを入れると、
     全ての行に一括でチェックが入る
  5. 確認画面で「削除する」ボタンを押下すると完全に削除される(動画2:00

動画でチェック!

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