商談管理とは

見込み客や顧客に対して取引を開始してもらえるよう、自社の商品・サービスに関する様々なアプローチを実施して交渉を行うことを商談と言います。
商談管理では、商談で紹介する商品やその金額などの情報はもちろん、商談の進捗状況や確度も管理します。

主に商談の商品や金額を管理することを商談管理とみなしている企業は多くありますが、商談管理に CRM を利用すると、商談の結果を管理するだけでなく、商談の過程で接した顧客の反応を含め、結果に至るまでの経緯も管理します。これにより、受注できた商談、失注した商談からそれぞれその要因を探り、今後の商談の受注率向上に活かすことが可能になります。

商談を管理するメリット

  • 確度の高い商談を判別して営業活動を効率的にできる
  • 自社の販売プロセスを適用してスムーズな活動管理をアシスト
  • 商談状況から自動的にレポートを作成して状況をリアルタイムで把握できる
  • 「アップセル」「クロスセル」の商談を増やして売上アップを実現
  • 商談情報の一元管理で必要な時に必要な情報を簡単に探せる
アップセル」「クロスセル」とは

自社の既存顧客に対し、いつも購入している商品やサービスを、より上位の高価なものに移行してもらう営業活動のことを「アップセル」、いつも購入している商品やサービスに加え、関連するものを組合せで購入してもらう営業活動のことを「クロスセル」といいます。

Zoho CRM の商談管理機能

Zoho CRM で提供される商談管理の主な機能をご紹介します。

商談作成もラクラク

商談の金額や商品、担当者などの商談情報を簡単に登録することができ、登録した商談情報は顧客情報と関連付けられるため、同一の顧客と複数の商談がある場合もわかりやすく管理することができます。

商談のステージと確度の管理

商談には、ヒアリング、提案、見積の提出、受注といったプロセスがあります。このプロセスの各状態をステージと呼びます。こうしたステージの流れを登録して、各商談のステージを確認することが可能です。また、各ステージに対して確度(パーセンテージ)を指定し、各商談のステージ状況から今後の売上の予測算出に利用することができます。

パイプラインの複数管理

商品や地域などの条件に応じて各商談におけるステージが異なる場合には、販売パイプラインを複数設定することができます。パイプラインに設置する各ステージは簡単にカスタマイズすることができます。パイプラインごとに、各ステージのパフォーマンスレポートの作成も可能です。

販売パイプラインとは

SFA で、案件化してから受注・失注、納品するまでのプロセスを表します。透明のパイプの中を進んでいく様子をイメージした言葉で、案件と営業担当を紐づけて可視化して、案件が受注に向けて進んでいく状況が一目で確認できるので、進捗管理がしやすくなります。
案件がリアルタイムに可視化され、売上の読みや営業の評価にまで活用できている企業は未だ少ないと言われる中、CRM を利用して活用することが期待されます。

タスク・スケジュールの管理

CRMでは、メールの送信、通話や訪問予定など、商談中に発生したタスクや打ち合わせなどのスケジュールを管理することができます。日々の活動を管理する活動管理機能が備わっており、商談中に発生したタスクやスケジュールもこの活動管理機能で一元的に管理できます。

商談状況の可視化

現在進行中のすべての商談を、ステージ別にわかりやすくカンバンビュー(カードベースの表示)で表示できます。担当者やエリアなどに基づいた並べ替えはもちろん、ドラック&ドロップで表示順やステージを変更できるなど、各営業担当者が見やすいように表示を編集できます。

確認事項や社内メンバーへのメッセージなどもメモに記録

通話や商談のやりとりのメモ、チームメンバーへの依頼事項など、各商談に関するやりとりをメモに記録することができます。メモ機能には、テキストを入力できるだけではなくファイルも添付できます。

注力すべき商談の判別をアシスト

スコアリング機能では、事前に設定しておいた条件に基づいて各商談にスコアを付けることができます。例えば、商談金額が一定以上の場合や完了予定日が一週間以内の場合に加点したり、メールや電話での連絡に対して反応がない場合は減点したりすることで、各商談のスコアを記録しておけば、営業担当者はスコアの高い顧客に注力しながら、効率的に商談に対応できるようになります。

商談状況レポートを自動作成

営業チームは、週次、月次、四半期ごとなど、定期的に販売状況を確認する必要があります。Zoho CRM を活用すれば、進行中、受注、失注を含むすべての商談状況を集計し、レポートとして可視化することができます。また、エリア別、担当者別など各指標ごとの目標値を設定し、ダッシュボードを作成して、それぞれの達成状況をリアルタイムで把握することも可能です。

商品・サービスの管理

自社の商品・サービスを登録し、その定価や詳細情報などを管理できます。各商談で商品を登録し、月次や会計年度ごとに商品の販売傾向をレポートとして作成することも可能です。

サブフォームでオプション商品の販売状況も管理

商談では、主要製品・サービスの他にもオプションの販売が行われる場合があります。例えば、携帯電話を販売している企業がイヤフォンや充電器をオプションで販売する場合などです。このような場合は、商談のメインとなる携帯電話の販売状況と併せて、オプション商品の販売状況も管理する必要があります。

Zoho CRM では、オプション商品・サービスの提供を管理する「サブフォーム」というフォームを商談に設定することができます。サブフォームは表形式で表示され、合計金額などを自動集計することも可能です。

見積書、請求書の作成も簡単

商談の提案が確定したら、見積書を作成します。見積書を作成すると、各商談の詳細に作成記録が残るので、過去の見積書も必要に応じて表示して確認することができます。作成した見積書を CRM から直接、顧客に送信することも可能です。

作成した見積書の情報に基づいて、請求書を自動作成することもできます。

Zoho CRM で商談管理を効率化して受注率アップを実現します。

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