承認が遅れると商機を逃すことも

営業をする際に値引きをして商談をまとめることがありますが、多くの会社は、ルール上見積り金額を値引きするには上司の承認を取ることになっています。

ある企業の営業担当者が商談のため顧客を訪問したところ、競合からも営業を受けていていると顧客から言われたとします。

「競合が顧客に提示している見積りの金額を想定すると、少し値引きをすれば商談をまとめられる可能性があるが、今すぐにも値引きを反映した見積りを提示しないと、競合に先を越されてしまうかもしれない・・・。」

そう考えた営業担当者はすぐに値引きした見積りを提示しようとしますが、値引きをするには上司の承認が必要です。そこで、すぐに会社に電話を入れ、電話に出た同僚に上司に承認をとってもらおうとしましたが、上司は出張中でした。

結局、出張から戻った上司に承認を得て見積り金額を提示できた時には、顧客から競合の方と商談を進めることになったと言われてしまいました。

このように、営業においては承認の遅れから商機を逃す結果になることが少なくありません。

承認に時間がかかる要因は?

見積書・請求書や稟議書などは決裁を得なければなりませんが、そのためには多くの担当者から承認してもらう必要があるものがあります。その承認の手続きに 「紙の書類を回覧し、一人ずつ承認・捺印をする」という、アナログな運用をしている企業はまだ多いかもしれません。

こうした運用では、どうしても課題が生じます。

  • 承認をもらう順番が決まっていて不在の承認担当者が一人でもいると進まない
  • 離れている拠点がある場合郵送したり移動するのに時間がかかる
  • 外出先からは承認や稟議の申請ができない

これでは、承認をすぐに依頼したいのに承認者が不在でなかなか承認・捺印がもらえない、ひとつの書類の回覧や捺印に膨大な時間がかかる、といった事態が発生します。

また、普段外回りに出ることが多い営業担当者にとっては、稟議を申請したり承認を得たりするにもわざわざオフィスに戻って対応しなければならず、とても効率が悪くなります。

特に外回りが多い業種であったり、管理職・重役は外出していることも多いので、一人ひとりに承認印をもらうのはとても骨の折れる作業ですが、承認を得ることができないと作業全体の進捗に大きく影響してしまいます。

オンラインでいつでもどこでも承認できる

最近では、テレワークの普及が進むにつれて、紙の書面を電子化する動きがあります。これにより、申請や承認のフローをパソコンで行えるようになります。しかし、せっかくパソコンで承認できるようになっても、外出先でパソコンを使える環境がなければ、結局、承認待ちが発生する状況には変わりません。

そこで、クラウドシステムの承認プロセスを利用してオンラインで承認手続きを実施する方法があります。クラウドシステムの多くはモバイルでも利用できるので、スマホやタブレットを使ってどこからでも承認依頼ができ、承認者はどこにいても申請内容を確認してその場で承認することができます。

たいていのクラウドシステムは承認のプロセスを自動化することができます。例えば、見積りの高額値引きをする際に必要となる承認者と承認を受ける順番を指定しておくと、自動で指定した順番に承認依頼が回覧されます。紙の書面で承認を受ける時のように、承認印を求めて承認者を訪ねてまわったり、距離がある拠点間の移動に時間をかける必要はありません。

承認プロセス設定のイメージ:Zoho サイトより

また、クラウドシステムの承認プロセスでは、承認を必要とする業務の条件、承認者、および承認時・不承認時に処理する内容を設定しておくと、例えば、割引率や商談金額が一定の数値を超えた場合にのみ特定の承認プロセスを適用するなど、複雑な承認フローも簡単に設定して自動化することができます。

このように承認プロセスで設定をすることにより、複雑なルールや判断基準などをいちいち確認することなく、確認漏れや間違いを防ぎ、スムーズに承認フローを実施することができます。

オンラインの承認フローで上司が外出中でもすぐに承認を取れる!

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