出張中の上司に急ぎの承認をとる

承認が遅れると商機を逃すことも

営業をする際に値引きをして商談をまとめることがありますが、ルール上見積り金額を値引きするには上司の承認を取ることになっているという企業が多くあります。

ある企業の営業担当者が商談のため顧客を訪問したところ、競合からも営業を受けていていることがわかったとします。競合が顧客に提示している見積りの金額から想像すると、少しの値引きで商談をまとめられる可能性がありますが、早くしないと競合に先を越されてしまうかもしれない・・・そう考えた営業担当者はさっそく値引きした見積りを提示することにしました。

見積り金額を値引きをするには上司の承認が必要になるため、すぐに会社に電話して上司の承認を得ようとしましたが、電話に応対した同僚から上司は出張中で今は連絡がとれないと告げられました。ようやく上司に連絡がとれて値引きをした見積り金額を提示できた時には、すでに顧客は競合と商談を進めていました・・・。

こうした承認の遅れから商機を逃してしまったという苦い経験をした営業担当者は少なくないでしょう。

また、承認手続きが紙で必要な企業の場合、いったん会社へ戻って書類を整えなければなりません。しかも、上司が不在であればさらに承認を得られるのが遅れ、顧客へ新しい見積りを提示できた頃には、すでに顧客の気持ちは離れているかもしれません。

承認に時間がかかる要因とは?

見積書や請求書、稟議書などは決裁を得る必要がありますが、中には複数の承認が必要なものもあります。その複数の承認者へ紙の書類を回覧して1人ずつ署名か捺印をもらうという運用をしている企業は多いかもしれません。

しかし、こうした運用ではどうしても以下のような課題が生じます。

  • 承認を得る順番が決まっており、1人でも不在の承認者がいるとそこから進まない
  • 離れている拠点がある場合、書類を郵送したり移動するための時間がかかる
  • 外出先からは承認や稟議などの決裁書類の申請ができない

また、普段外回りに出ることが多い営業担当者にとっては、稟議を申請したり承認を得たりするためにわざわざ会社に戻って対応しなければならず、とても効率が悪くなります。

このように特に外回りが多い職種であったり、役員や管理職は外出することも多いため、1人ひとりに承認印をもらうのはとても骨の折れる作業です。しかし、承認を得ることができなければ業務全体の進捗に大きく影響が出てしまいます。

迅速な承認手続きを可能にするには?

最近、テレワークの普及が進みました。テレワークを実践するには紙の書面を電子化することが必要になるため、ペーパーレスへの動きも急速に進み、多くの企業で申請や承認をパソコンで行えるようになっています。しかし、せっかくパソコンで承認できるようになっても、外出先でパソコンを使える環境がなければ、結局、承認待ちが発生する状況は変わりません。

そこで、クラウドシステムの承認プロセス機能を利用してオンラインで承認手続きをする方法があります。

クラウドシステムの多くはモバイルにも対応しているため、スマホやタブレットなどのモバイル端末を使って承認手続きができます。これならどこからでも承認依頼ができ、承認者はどこにいても申請内容を確認してその場で承認することができます。たとえ上司が出張中で不在でも、出張先から承認してもらうことができます。

承認プロセスの自動化でもっと便利に!

クラウドシステムには承認プロセスを自動化できるものもあります。

例えば、見積りの高額値引きをする際に、必要となる承認者と承認を受ける順番を指定しておくと、指定した順番に自動で承認依頼が回覧されます。紙の書面で承認を受ける時のような、承認者を訪ねてまわったり、距離がある拠点間の郵送や移動などに時間をかける必要はありません。

Zoho CRMの承認プロセス機能

Zoho CRMにも承認プロセス機能があります。この機能を使うことによって承認が必要な業務に対してCRM上で承認を得ることができます。

この承認プロセスでは、承認を必要とする業務の条件、承認者、承認時・却下時にそれぞれ処理する内容を設定しておくことができます。例えば、割引率や商談金額が一定の数値を超えた場合には特定の承認プロセスを適用するなど、複雑な承認の流れも簡単な設定で自動化することができます。

このような承認プロセスを設定することにより、複雑なルールや判断基準などをいちいち確認することがない上、確認漏れや間違いを防ぎながら、スムーズに承認プロセスを実施することができます。

承認プロセス設定のイメージ:Zoho サイトより

また、CRM上の各商談について承認を得たことが記録されるため、承認が通っているのか、通っていないのかを明確にできるとともに、履歴としても残ります。履歴が残ることによって、過去の状況を遡って確認することができるため、申請者と承認者との認識のズレが生じるリスクも防ぐことができます。

このように、CRMの承認プロセス機能を利用することで、明確な顧客管理とスムーズな営業活動につながります。

オンラインの承認フローで営業チャンスを逃さない!

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