関連する値を選択肢にして入力の手間を軽減したりミスを防ぐ

項目間に親子関係がある場合、
プルダウンなどで関係のある値だけを選択できるようにすれば、
全く関係のない値を入力してしまうことを避けることができます。

たとえば、業種には大・中・小の分類があります。

業種の大分類が「農林業」の中分類は「農業」と「林業」に、
「水産業」は「漁業」と「養殖業」に分けられていたとします。
その場合、業種の大分類で「農林業」を選んだ時、
業種(中分類)では「農業」と「林業」は表示されますが、
「漁業」と「養殖業」は表示されないようにしたいですよね。

このように、親項目の値に対する子項目で選択できる値を設定しておくと、
選択肢から値を選ぶだけなので入力の手間を軽減したり、
入力ミスを防ぐことができて便利です。

操作方法

Zoho CRM では「業界」という項目はありますが、業界を細分する項目はありません。
そこで今回は、「業種(中分類)」という項目を新しく作成し、
「業界」に対する 「業種(中分類)」 との依存関係を設定します。

「業種(中分類)」項目の作成

  1. 「見込み客」タブの右上にある「見込み客作成」ボタンを押す
  2. 「見込み客作成」画面の左上にある「ページレイアウトを編集する」をクリック(動画0:25
  3. 「見込み客情報」の「業界」項目の右にある「・・・」をクリック、
    「プロパティの編集」を選択すると「選択リストの詳細」画面が表示されるので、
    「選択リストの値」を必要に応じて編集(動画0:37
  4. 画面左の「新しい項目」から「選択リスト」を
    ドラッグ&ドロップで「見込み客情報」に追加 (動画0:41
  5. 「選択リストの詳細」画面で「項目のラベル」に項目名を入力(動画0:47
    ※今回は「業種(中分類)」 と入力する
  6. 「選択リストの値」では、選択肢として表示したい項目名を全て入力する
    カーソルをあてると「+」が表示されるのでクリックして
    追加された入力欄に項目名を入力(動画0:56
  7. 選択リストの並び替えはドラッグ&ドロップで行う (動画1:01
  8. 「完了」ボタンを押す(動画1:07
  9. 「見込み客情報」の編集画面で「保存」ボタンを押す(動画1:09

「業種」と「業種(中分類)」の依存関係を設定

  1. 「見込み客情報」画面の上部の歯車マークにカーソルをあてて
    表示されるメニューから「項目の依存関係の設定」を選択(動画1:17
  2. 「項目の依存関係の設定」画面で右にある「新しく作成」ボタンをクリック(動画1:23
  3. 「親項目」をプルダウンから選択(※今回は「業界」を選択)
    「子項目」をプルダウンから選択(※今回は「業種(中分類)」を選択) (動画1:27
  4. 「次へ」ボタンをクリック(動画1:34
  5. ここでは「業界」の「農林・水産」が選ばれたときに表示させる「子項目」を選択する
    「農林・水産」の下に表示されている「業種(中分類)」の項目から
    クリックして選択(動画1:36
    ※複数選択するには「Ctrlキー」を押しながらクリックする(動画1:45
  6. 5.と同様に「業界」の「林業」が選ばれたときに表示させる項目を選択(動画1:52
    ※すでに他の「親項目」に関連づけされている「子項目」でも選択可能
  7. 他の「親項目」と「子項目」もすべて設定し終わったら
    「保存する」ボタンを押す(動画2:05

なお、この設定は親子関係のみではなく、3階層以上の設定でも可能(動画2:34

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