権限を作成してユーザーに割り当てる方法

業務に合わせた権限でトラブルの防止とセキュリティを強化

「権限」はデータへのアクセス、操作に関する制限のことです。

Zoho CRMでは、デフォルトで「管理者」と「標準」の権限が用意されており、「管理者」権限では行えるアクセス・操作が、「標準」権限では制限されていることがあります。具体的には、「標準」権限では「組織情報」の編集が行えない、データのインポート・エクスポートができないなどの制限があります。

Zoho CRMでは、デフォルトの権限に加えて、新しい権限を作成してユーザーに割り当てることができます。例えば、営業担当者には「見込み客」「商談」タブは編集ができるが「請求」タブは表示しかできない権限を作成して割り当て、経理担当者には「請求」タブは編集できるが「見込み客」「商談」タブは表示しかできない権限を作成して割り当てることで、データに対する責任の所在を明確にし、責任の範囲外のデータを誤って編集や削除をしてしまって起こりうる混乱を避けることができます。

また持ち出し禁止のデータをエクスポートできないように権限の設定とユーザへの割り当てをすることで、情報漏洩のリスクを下げるなど、セキュリティの強化にもつながります。

今回は、新しい権限を作成する方法と、その権限でアクセスできるタブの指定と編集や削除などの操作を制限する設定方法、作成した権限をユーザーに割り当てる方法をご紹介します。

操作方法

操作するには「管理者」権限が必要です。

操作方法の解説

権限の作成

  1. ホーム画面右上の歯車マークをクリック(動画0:40
  2. 設定画面の「一般」カテゴリにある「組織情報」を選択(動画0:42
  3. 画面左側の「ユーザーと権限」をクリックして「セキュリティ設定」を選択(動画0:45
  4. 「権限」画面の右にある「新しい権限」ボタンを押下(動画0:51
  5. 「新しい権限を作成する」画面の各項目を入力・設定する
    ・「権限名」を入力(動画0:55) ※今回は「テスト」と入力
    ・「権限を複製する」で新しい権限の元にする権限を選択(動画0:58
     ※今回は「標準」を選択
    ・「権限の説明」を任意で入力(動画1:05
  6. 「作成」ボタンを押下(動画1:08
  7. 権限が作成されると「権限」の編集画面に遷移する

権限で制限するアクセス・操作を指定

  1. 「権限」の編集画面左側の「基本」を選択
  2. 「基本の権限」に一覧表示されているタブごとにアクセス・操作の制限を設定(動画1:10
    ・アクセスを許可しないタブはトグルボタンをオフ(動画1:19
    ・アクセスは許可するがタブのデータ操作を制限するには
     各タブの右側にある「⋁」をクリックして制限する操作のチェックを外す(動画1:24
     ※操作:「表示」「作成」「編集」「削除」
  3. 「権限」の編集画面左側の「インポート/エクスポート」を選択
  4. 「インポート/エクスポートの権限」に一覧表示されている項目ごとに
    操作(インポート/エクスポート)の制限を設定する(動画1:35
    ・すべてのタブについて操作を制限する場合は、トグルボタンをオフにする
    ・タブごとに操作の制限を指定する場合は、各項目の右側にある「⋁」をクリックして
     制限するタブのチェックを外す
  5. 「権限」の編集画面左側の「基本」「インポート/エクスポート」以外の内容についても
    同じように設定(動画1:46
  6. 全て設定ができたら画面左上の「←」をクリックして「設定」画面へ戻る(動画1:53
    ※設定すると自動保存されるので、「保存」の操作は不要

作成した権限をユーザーに割り当てる

  1. 上記「権限の作成」の操作1.と2.に同じ
    上記「権限で制限するアクセス・操作を指定」の続きの場合はそのままでOK
  2. 「設定」画面左側の「ユーザーと権限」をクリックして「ユーザー」を選択(動画1:56
  3. 「ユーザー」画面で作成した権限を割り当てるユーザーを選択(動画2:00
  4. 右側に表示されたユーザーの詳細画面で右上にある「鉛筆」アイコンをクリック(動画2:03
  5. 「ユーザーを編集する」画面の「権限」でプルダウンから作成した権限を選択(動画2:06
    ※今回は「テスト」を選択
  6. 「保存する」ボタンを押下(動画2:10

動画でチェック!

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ZohoCRMでは、「標準」権限のユーザーに対して、ある特定のタブのある項目だけ表示/編集/削除ができないようにするといった、項目単位でアクセス/操作に関する権限を指定することで、安全に運用することができます。

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