選択リストの値の変更履歴を記録する方法

見込み客獲得から商談に至るまでの期間を把握！

Zoho CRMでは、選択リストの値を変更した履歴を記録することができます。
その機能を使うと、例えば、見込み客と接点を持ってから
どれくらいの期間をかけて商談につながったかを把握できます。

商談までの各ステップごとにかかった期間も把握でき、
これにより、時間がかかっているステップが特定できれば、
業務改善につなげるきっかけになります。

今回は「見込み客」タブに「アクション」という選択リストを追加し、
その値として「接点獲得」「フォロー電話」「訪問」「商談」「接点消失」を
設定する方法でご説明します。
この「アクション」の履歴を有効にすることで、値を変更する度に履歴が記録され、
記録された値は見込み客の詳細で「アクションの履歴」として確認することができます。

今回は「アクション」という項目を新規で追加しましたが、
デフォルトで用意されている項目「見込み客ステータス」でも同様の設定ができます。

設定方法

設定方法の解説

1. 「見込み客」タブのページレイアウトの編集画面を開き、
   画面左側の「新しい項目」欄にある「選択リスト」をドラッグ＆ドロップで
   「見込み客情報」欄に追加（動画0:23）
   ※デフォルトの項目「見込み客ステータス」を使う場合はここでは追加しない
2. 追加した「選択リスト」の「･･･」（三点リーダ）をクリックして「プロパティの編集」を選択
   ※デフォルトの項目「見込み客ステータス」を使う場合ここから同様の操作（動画0:29）
3. 項目名を入力（動画0:35）※今回は「アクション」
   デフォルトの項目「見込み客ステータス」を使う場合は既にセットされている
4. 「選択リストの値」に必要な選択肢を追加（動画0:37）
   ※今回は「接点獲得」「フォロー電話」「訪問」「商談」「接点消失」を設定
   もし選択肢が多い場合、歯車マークをクリックし「選択肢を一括で追加する」を選択
   ・「Add Bulk Options」画面で選択肢を全て入力（1行が1選択肢となる）
   ・入力したら「選択肢を追加する」ボタンを押下（動画0:40）
5. 「初期値を選択」は初期値にする項目があれば選択（動画0:54）
   ※今回は「接点獲得」選択
6. 「値の履歴を有効にする」にチェック（動画1:02）
   ここにチェックを入れることで選択肢が変更されるたびに履歴が残る
7. ポップアップ表示される「選択リストの値の履歴」では
   履歴と一緒に表示させる項目を10個まで選択できる（動画1:14）
   ※今回は必要ないため何もせず「Done」ボタンを押下
8. 「保存して閉じる」ボタンを押下（動画1:29）

実際に変更履歴を確認してみる

1. 「見込み客」を新規作成する
   ※「アクション」項目は初期値設定した「接点獲得」がすでに選択された状態（動画1:31）
2. 「保存する」ボタンを押下 （動画1:40）
3. 登録した見込み客の詳細画面を開くと、画面左側の「関連リスト」に「アクションの履歴」があり、
   ①という数値が表示されているのでクリック（動画1:42）
4. 「アクションの履歴」欄で選択した値（※今回は「接点獲得」）と
   更新日時などが確認できる （動画1:50）
5. 「期間（日数）」はまだ登録したばかりで表示されない
6. 同じ見込み客の「アクション」項目の値を変更（動画1:57）
7. 「関連リスト」の「アクションの履歴」が②の表示に変わり、
   「アクションの履歴」欄に行が増えているのが確認できる（動画2:00）
8. 「期間（日数）」が自動で計算され表示される
   ※今回は「接点獲得」の「期間（日数）」に数字が表示されている（動画2:06）

動画でチェック！