期限が近づいたら通知メールを送る方法

独自に追加した日付項目でも自動でメール通知できる！

例えば、顧客との契約が終了する前に、
契約終了と契約更新の案内をメールで送付するにはどうしたらいいでしょうか。

1つの方法として、Zoho CRMのタブに日時項目を追加し、
その日付の何日か前になったらメールで通知するようなワークフローを作成することで
実現することができます。

ワークフローを使って自動で処理を実行するようにしておけば、
契約終了日を過ぎてしまってから気が付くような事態を避けることができます。

今回は、「連絡先」タブに「契約終了日」を追加する例で、
通知メールを送信するワークフローを作成する方法をご紹介します。

設定方法

設定前の準備

今回のワークフローで使う項目はCRMのデフォルト項目ではないため、
事前に登録しておきます。
また、送信するメールのテンプレートも事前に作成しておくと設定が簡単です。

＜今回事前に準備すること＞

• 「連絡先」タブの日時項目「契約終了日」を追加
• 「契約終了のお知らせ」のメールテンプレートを作成

設定方法

1. 画面右上の歯車マークをクリック（動画0:36）
2. 設定画面の「自動化」カテゴリーにある「ワークフロールール」をクリック（動画0:38）
3. 画面右にある「＋ルールを作成する」ボタンを押下（動画0:43）
4. ワークフローを作成する項目があるタブを選択（動画0:46）
   ※今回は「連絡先」タブを選択
5. ルール名を入力（動画0:53）
6. 「次へ」ボタンを押下（動画0:56）
7. ワークフローの「日時」でいつ処理を実行するかを指定
   「データの操作」「指定した日時」「スコア基準」から選択（動画0:59）
   ※今回は「指定した日時」を選択
8. 「ルールの実行タイミングの基準にする日時項目」を選択（動画1:12）
   （注意：前項 7.で「指定した日時」を選択した場合、ここで指定できる項目の属性は
   　「日付け」または「日時」にする必要があります）
   ※今回は、あらかじめ追加した日時項目「契約終了日」を選択
9. 「実行日」で何日前にメール通知するかを指定（動画1:35）
   （選択肢に通知したいタイミングがない場合は「カスタム」を選択し、
   　ポップアップ画面で具体的に設定をして「完了する」ボタンを押下（動画1:41））
10. 「実行時刻」でメール通知する時間を選択（動画1:47）
11. 「繰り返し」を選択（動画1:53）※今回は「一度のみ」を選択
12. 「次へ」ボタンを押下（動画1:58）
13. ワークフローを実行する「条件」を設定
    (1) 実行するデータ条件を
    　 「条件に一致する連絡先」「すべての連絡先」から選択（動画2:01）
    　　 ※今回は「すべての連絡先」を選択
    (2) 「次へ」ボタンを押下（動画2:22）
    (3) 「すぐに実行する処理」で実行する処理を選択（動画2:24）
    　　※今回は「メール通知」を選択し、
    　　「メール通知」画面で「＋メール通知を作成する」ボタンを押下（動画2:37）
    (4)「名前」にメール通知の名称を入力（動画2:40）
    (5) 「宛先」で「ユーザー、グループ、役職などを選択してください」の部分をクリック（動画2:44）
    (6) 「連絡先」タブの下に表示されている項目にポインターを置き
    　　右側に表示される「追加」ボタンを押下すると「選択した項目」欄に追加される（動画2:52）
    　　同様の操作で複数の項目を追加することが可能 （動画3:00）
    　　※今回は「メール」項目を追加
    (7) 「受取人の追加」ボタンを押下すると直接メールアドレスを入力可能（動画3:04）
    (8) 「保存」ボタンを押下
14. 「メールテンプレート」で「テンプレートを選択」ボタンを押下して
    使用するメールのテンプレートを選択（動画3:11）
    ※使用したいテンプレートがない場合は、
    「＋テンプレートを作成する」ボタンを押下すればこの場で作成できる
15. 「差出人」で差出人とするメールアドレスを選択
    特定のユーザーか、登録している組織のメールアドレスを指定（動画3:23）
    ※今回は「会社のメールアドレス」を選択
16. 「返信先を追加する」をクリックして返信を受け取るメールアドレスを設定
    「差出人」と同様に特定のユーザーか、組織のメールアドレスを指定できる（動画3:36）
17. 「保存して関連付ける」ボタンを押下（動画3:53）
18. 「保存する」ボタンを押下してワークフローを保存（動画3:57）

動画でチェック！