ワークフローを活用する方法

ワークフローとは？

ワークフローとは作業を自動化し効率化する処理のことです。
ワークフローを利用することで、
業務上の手数を減らすとともに、処理忘れなどを防ぐことができ、
結果として業務のスピードアップと正確さが期待できます。

ワークフローでは「いつ」「実行する処理」「処理するデータの条件」を設定します。
Zoho CRMのワークフローは選択していくだけで簡単に設定できます。
実行する処理としては、メール通知やタスク作成、項目更新、WEB通知などがあります。

ワークフローでいち早く営業活動を開始する！

例えば、 展示会で名刺交換した見込み客のうち、
商談に持ち込める可能性が高いと思われる見込み客には、
優先的に営業担当者からフォロー電話をかけてもらいたいですよね。

今回はそうした場面を想定して、
CRMに見込み客データが登録されたら、
データの発生元が「展示会」で、かつ「優先度」が「高い」ものについて、
「顧客に連絡する」というタスクを作り、
タスクを割り当てた営業担当者に通知するワークフローを設定してみましょう。
さらに、タスクの期限前にリマインドする設定もすることで、
営業担当者がタスクを忘れずに実施するよう促すことができます。

他にも、見込み客タブにデータが登録されたら社内にメールで詳細を通知したり、
登録された見込み客の「都道府県」に基づいて
適任の担当者を自動で割り当てたりする、なども自動化できます。

設定方法

設定前の準備

今回のワークフローで使う項目はCRMのデフォルト項目ではないため、
事前に登録しておきます。

＜今回事前に登録する項目＞

• 「見込み客」タブのデータ項目「見込み客のデータ元」の選択肢に「展示会」を追加
• 「見込み客」タブ に「優先度」というデータ項目を追加

設定方法

1. 画面右上にある歯車マークをクリック
2. 設定画面の「自動化」カテゴリーにある「ワークフロールール」をクリック（動画1:17）
3. 「ルールを作成する」ボタンを押す（動画1:22）
4. どのタブに対してワークフローを作成するのかを選択する（動画1:25）
   （今回は「見込み客」を選択）
5. ルール名と詳細情報（任意）を入力（動画1:37）
   （今回は「見込客：展示会フォロータスク作成」と入力）
   ※ルール名は何をするワークフローなのかわかる名前がお勧め
6. 「次へ」ボタンを押す（動画1:46）
7. 「日時」で実行するタイミングを指定（動画1:48）
   「このルールをいつ実行しますか？」で該当するタイミングをチェック
   （今回は「データの操作」にチェックして「作成」を選択することで、
   　「見込み客」データが作成された時に実行される）
8. 「次へ」ボタンを押す （動画1:56）
9. 「条件」を指定する（動画1:59）
   （今回は「見込み客のデータ元」が「展示会」かつ「優先度」が高いという条件で
   　タスクを作成したいので「条件に一致する見込み客」にチェックして設定
   　　条件1「データ元」：「次の値と等しい」：「展示会」
   　　条件2「優先度」　：「次の値と等しい」：「高」）
   ※条件2を追加するには条件1の右にある「＋」をクリック
10. 「次へ」ボタンをクリック（動画2:28）
11. 「すぐに実行する処理」で「タスク」を選択（動画2:30）
    「タスクの割り当て」画面が表示されるので、
    「＋新しいタスク」ボタンを押して「件名」「期限」を入力
12. 「ユーザーを選択」から担当者を選択（動画2:42）
13. 「担当者に通知する」にチェックを入れると、
    担当者にタスクを割り当てたことを通知できる（動画2:47）
14. 「リマインダーの送信」チェックを入れ、
    タスクの期限を基準にリマインドする日時を設定し、
    通知方法をメールかポップアップかのどちらかを選択（動画2:54）
    ※ポップアップ通知はCRMにログインをしたときにCRMの画面内で表示される
15. 「保存して関連付ける」ボタンを押す（動画3:17）
16. ワークフローの作成画面で「保存」ボタンを押す（動画3:21）

動画でチェック！