アクセス権限を設定して安全にCRMを運用する!

Zoho CRMでは、データにアクセスできる範囲と操作できる範囲は「権限」によって決まります。
デフォルトでは「管理者」と「標準」の権限が用意されています。

「管理者」権限:全てのデータにアクセスして、全ての操作(表示、作成、編集、削除)をすることができます。例えば、会社の重役やシステム管理者などが使用する権限です。
「標準」権限:アクセス・操作できる範囲が制限されます。制限の範囲は利用環境に合わせてカスタマイズできます。例えば、営業やサポート担当者など現場で使用する権限です。

使用する環境に合わせて適切に権限設定を

アクセス権限や操作権限は適切に設定することで、操作や運用のミスからデータを守ることができます。
また、情報漏洩など会社として責任を持って防止対策をする必要があり、こうした対策にも有効です。

しかし、制限をかけすぎると業務運用に支障が生じる可能性もあります。
CRMの利用者の業務環境などを十分考慮して権限設定を行いましょう。

設定方法

今回は標準権限のアクセス・操作に対して許可・制限する方法をご紹介します。

  1. 画面右上の歯車マークをクリック
  2. 「設定」画面の「ユーザーと権限」カテゴリーにある「セキュリティ設定」を選択(動画0:33
  3. 「権限設定」で「標準」をクリック(動画0:40
  4. 「基本の権限」でトグルボタンがオンになっているタブは
    「標準」権限を持つユーザがアクセスできる(動画0:42
    トグルボタンをオフにすると、そのタブにはアクセスできなくなる(動画0:50
  5. アクセスは許可するが、操作を制限したい場合、
    トグルボタンはオンにし、トグルボタンの右に表示されている操作のプルダウンボタンを押して
    許可しない操作のチェックを外す(動画0:56

設定方法を動画でチェック!

 

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