重複した取引先データを統合する方法

複数の人が入力して取引先データが重複してしまうことも･･･

通常、取引先の担当者がCRMにデータ登録をしますが、
例えば、その担当者が不在の時に問い合わせなどがあり、
代わりに他の人が応対したとします。
その人がCRMで新たな取引先として登録してしまう、
などということがあるかもしれません。

このように複数の人がCRMにデータ登録をする場合、
連絡の行き違いやタイミングの差などにより、
登録データが重複することが想定されます。

そこで、取引先データが重複していると判明した場合に、
どちらかを削除して入力し直すのではなく、
重複データを統合する方法をご紹介します。

取引先名称が一致しなくても電話番号が一致すれば統合できる！

取引先が重複するデータを検索することができます。

その際、取引先の名称が一致しなくても、
電話番号などの検索項目を指定して、
そのうち一つでも一致するデータを検索をすることができます。
そして、検索結果は確認した上で統合することができます。

どちらのデータを優先するか項目ごとに選択できる！

データを統合する際、項目ごとに、値が登録されている方のデータから登録されます。
もし、各データの同じ項目にそれぞれ異なる値が登録されている場合は、
どのデータの値をセットするかを選択することができます。
これで一から登録し直すことなく、取引先データを正しい状態にすることができます。

なお、今回は取引先を例に紹介していますが、連絡先や見込み客でも同様に統合できます。

設定方法

1. 取引先の一覧で、重複していることがわかっている取引先をクリック（動画0:16）
2. 取引先の詳細画面が開いたら、画面右上の「･･･」をクリックして、
   表示されたプルダウンリストから「重複データの検索と統合」を選択（動画0:21）
3. 「検索条件」で重複した全ての取引先データを検索して統合するため
   「次のいずれかに一致」をチェックして検索（動画0:30）
4. 検索条件に一致したデータが表示されるので、
   全てのデータのチェックボックスにチェックして「次へ」ボタンを押す（動画0:53）
5. 「重複データの一括検索と統合」が表示される
   左側に表示された「統合先データ」は統合後のデータ（動画1:00）
   右側には統合前のデータが新しく登録された順に表示される（動画1:06）
6. 「統合先データ」の各項目を確認し、セットする内容を変える場合は、
   統合前のデータの中でセットしたいデータの項目にチェックする（動画1:19）
7. 「統合先データ」が正しい状態になったことを確認したら、
   画面右下の「統合」ボタンを押す（動画1:35）
8. そのまま統合を続行してよい場合は、続いて表示される「注意」画面で
   「了解しました。今すぐ統合する」を押す（動画1:41）
   もう一度確認したいなど、統合を続行しない場合は「キャンセル」を押す
   

動画でチェック！

　

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