複数の人が入力して取引先データが重複してしまうことも・・・

通常、取引先の担当者がCRMにデータ登録をしますが、
例えば、その担当者が不在の時に問い合わせなどがあり、
代わりに他の人が応対したとします。
その人がCRMで新たな取引先として登録してしまう、
などということがあるかもしれません。

このように複数の人がCRMにデータ登録をする場合、
連絡の行き違いやタイミングの差などにより、
登録データが重複することが想定されます。

そこで、取引先データが重複していると判明した場合に、
どちらかを削除して入力し直すのではなく、
重複データを統合する方法をご紹介します。

取引先名称が一致しなくても電話番号が一致すれば統合できる!

取引先が重複するデータを検索することができます。

その際、取引先の名称が一致しなくても、
電話番号などの検索項目を指定して、
そのうち一つでも一致するデータを検索をすることができます。
そして、検索結果は確認した上で統合することができます。

どちらのデータを優先するか項目ごとに選択できる!

データを統合する際、項目ごとに、値が登録されている方のデータから登録されます。
もし、各データの同じ項目にそれぞれ異なる値が登録されている場合は、
どのデータの値をセットするかを選択することができます。
これで一から登録し直すことなく、取引先データを正しい状態にすることができます。

なお、今回は取引先を例に紹介していますが、連絡先や見込み客でも同様に統合できます。

設定方法

  1. 取引先の一覧で、重複していることがわかっている取引先をクリック(動画0:16
  2. 取引先の詳細画面が開いたら、画面右上の「・・・」をクリックして、
    表示されたプルダウンリストから「重複データの検索と統合」を選択(動画0:21
  3. 「検索条件」で重複した全ての取引先データを検索して統合するため
    「次のいずれかに一致」をチェックして検索(動画0:30
  4. 検索条件に一致したデータが表示されるので、
    全てのデータのチェックボックスにチェックして「次へ」ボタンを押す(動画0:53
  5. 「重複データの一括検索と統合」が表示される
    左側に表示された「統合先データ」は統合後のデータ(動画1:00
    右側には統合前のデータが新しく登録された順に表示される(動画1:06
  6. 「統合先データ」の各項目を確認し、セットする内容を変える場合は、
    統合前のデータの中でセットしたいデータの項目にチェックする(動画1:19
  7. 「統合先データ」が正しい状態になったことを確認したら、
    画面右下の「統合」ボタンを押す(動画1:35
  8. そのまま統合を続行してよい場合は、続いて表示される「注意」画面で
    「了解しました。今すぐ統合する」を押す(動画1:41
    もう一度確認したいなど、統合を続行しない場合は「キャンセル」を押す
5.の補足

右側に表示される統合前のデータは、新しく登録された順に、 データ「1」、データ「2」、・・・ という具合に、1から番号がふられて表示されます。
つまり、データ「1」が最後に登録された最新のデータということになります。

左側の「統合先データ」の各項目には、内容が空欄の場合は無視され、内容が登録されているデータからセットされます。また、統合前のデータに登録されている内容がそれぞれ異なる場合、一番新しく登録されたデータの内容を優先してセットされます。

設定方法を動画でチェック!

 

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