複数の人が入力してデータが重複してしまうことも・・・

複数の人がデータを入力する場合、
同じデータを入力してしまい重複してしまうことがあります。

もし、重複していることを気づかず業務を進めてしまったら・・・
請求書などの書類が同じ取引先なのに重複して発行してしまうなど、
ミスが発生する可能性があります。

また、データが重複していないかをチェックするのも
手間がかかる上、業務上はムダな作業になってしまいます。

あらかじめ重複して登録できないよう設定できる!

もしデータが重複してしまっても、
削除や統合でデータを1つにまとめることはできますが、
すでに同じデータがある場合にデータを登録できないよう
あらかじめ設定しておくことで、
データを削除したり統合する手間が省けるのはもちろん、
重複によって起きるミスを防ぐことができます。

重複を禁止する項目を決めて設定する

重複して登録できないようにするには、
具体的には、項目に対して「値の重複を禁止する」設定をします。

つまり重複を許さない項目を決める必要があります。

例えば、連絡先データを重複させないようにする場合、
「姓」や「名」に設定してしまうと、
世の中には同姓同名の人がたくさんいますので、
登録できなくては困まります。

そこで、重複の判断に使える項目が特になければ、
「携帯電話」や「メール」で重複の判断をするのがよいかもしれません。

今回は、連絡先データの「メール」で設定する方法を説明します。

設定方法

  1. 画面右上の歯車マークをクリック
  2. 設定画面のカテゴリー「カスタマイズ」にある「タブと項目」をクリック(動画0:36
  3. タブの一覧から「連絡先」をクリック(動画0:42
  4. 連絡先タブの「レイアウト」で「標準」をクリック(動画0:44
  5. 連絡先情報の項目「メール」欄の右側にある「・・・」をクリック(動画1:06
  6. 表示されたプルダウンリストの「値の重複を禁止する」にチェックを入れる(動画1:10
  7. 画面右上の「保存して閉じる」を押す

設定方法を動画でチェック!

 

重複したデータを統合する方法はこちら!

重複した取引先データを統合する方法

重複するデータを検索して、項目ごとに正しい状態にして統合することができます。残すデータの項目を直してから不要なデータを削除したり、一から登録し直す必要はありません。

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