データにファイルを添付する方法

ファイルを関連するデータに添付してわかりやすく共有

Zoho CRMでは各タブのデータにファイルを添付することができます。

例えば、商談中に顧客とやり取りした資料があった場合、チームで連携して商談を進めるには、その資料を共有する必要があります。実際には、メールで資料を関係するチームメンバーに送付するか、共有フォルダーに格納して共有する方法などがあります。しかし、どの商談に関係する資料なのかをすぐわかるようにするには、台帳などを作成して商談との関係を管理したり、フォルダーを商談別に作成したりするなど、運用上の工夫が必要になります。

こうした方法で管理すると、商談の数が少ないうちは良いのですが、多くなってくると管理が複雑になってきます。

そこで、Zoho CRMでは、各商談データに関係する資料を直接添付することで、どの商談に関する資料かすぐにわかります。これなら、商談の内容を確認しながら関連する資料をすぐに開くことができるので、商談活動がスムーズになります。

操作方法

操作方法の解説

  1. 資料を添付するデータを開く ※今回は「連絡先」タブのデータ
  2. データの詳細画面の左側にある「関連リスト」の「添付」をクリック(動画0:13
  3. 画面右側にある「添付する」ボタンを押下し、「ファイルをアップロード」を選択(動画0:21
  4. 「ファイルを添付する」画面でガイド表示されている部分をクリック(動画0:26
  5. 開いたエクスプローラーからアップロードするファイルを選択して「開く」ボタンを押下(動画0:29
    もしくは、上記 4. でクリックする部分にファイルをドラッグ&ドロップ(動画0:32
  6. 「添付」ボタンを押下(動画0:36

動画でチェック!

補足事項

データに添付できるファイルの数に制限はありませんが、添付するだけストレージの容量を消費します。

同じファイルを複数のデータに添付する場合、「ドキュメント」タブにファイルをアップロードし、そこから各データに関連付けることができます。この方法ならアップロードするのは1つのファイルで済み、容量も1つ分しか消費しないため、ストレージの容量の節約にもなります。

ドキュメントタブについて

Zoho CRM の「ドキュメント」タブは、業務で使用するさまざまなファイルをアップロードしてユーザーと共有・管理できるタブです。メリットや使い方を解説します。

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