CRMの見積データを使ってオリジナルの見積書を発行する!

Zoho CRMではデフォルトでテンプレートが用意されていますが、
独自のテンプレートを作成することもできます。

多くの見積書では上部の左側に取引先、右側に自社の情報を載せています。
この部分を作成するのに、単純に「行」を使って作成すると、
同じ行に両方の情報を挿入することができず、幅の変更もできないので、
どうしても空白の部分ができるなど、体裁を整えるのが難しいため、
今回は、幅の長さも調節できる「表」を使う方法で紹介しています。

テンプレートにCRMの「見積書」タブの項目を差し込めば、
「見積書」タブの商品詳細情報が追加で登録されても、
作成したテンプレートの商品詳細欄にも自動的に行が追加されます。

見積書テンプレートを作成する前には「見積書」タブの項目の整理と
「商品」タブに商品登録をあらかじめしておくとスムーズに作成できます。

設定方法

テンプレートを作成する

  1. 画面右上の歯車マークをクリック(動画0:21)
  2. 「カスタマイズ」カテゴリーにある「テンプレート」をクリック(動画0:22
  3. 設定画面で「各種書類」をクリック(動画0:27
  4. 「+新しいテンプレート」ボタンを押下(動画0:35
  5. 「作成する各種書類テンプレート」の「タブを選択」ではプルダウンリストから
    「見積書」を選択(動画0:38
  6. 「次へ」ボタンを押下
  7. 「テンプレートのギャラリー」で使用するテンプレートにカーソルを合わせ
    「選択」ボタンを押下(動画0:42)※今回は「白紙」を選択
  8. 画面左上にテンプレート名を入力(動画0:48
  9. 見積書のタイトルを入れる
    ・「すべての要素」欄にある「テキスト」をクリック(動画0:56
    ・「テキスト」欄にある「見出し1」をドラッグして
      白紙部分の「こちらにドロップ」のガイドに従ってドロップ(動画0:59
    ・「テキストを入力してください」と書かれた枠にタイトルを入力(動画1:03
     ※今回は「御見積書」と入力
  10. 文字を入力するには
    「テキスト」欄にある「テキスト」をドラッグ&ドロップして追加 (動画1:05
  11. 表を挿入する
    ・画面左上の「←テキスト」をクリックして「すべての要素」欄に戻り「表」をクリック
    ・「基本」をドラッグ&ドロップで配置(動画1:51
  12. 挿入した表に取引先と自社の情報を入力する
    ・表の見出しの部分は飛ばし、固定値は直接入力する(動画1:54
    ・会社名にはCRMに登録された取引先を差し込むため、
     「#(半角シャープ)」を入力して「見積書」タブにある「取引先名」を選択(動画2:18
    ・担当者名も同様に差し込む(動画2:25
  13. 表に行を追加するには
    表が選択された状態で右側に表示される一番上の編集アイコンをクリック(動画2:29
    または、歯車アイコンをクリックして表示される「表を設定する」画面で設定(動画2:36
  14. 表の罫線を消す
    「表を設定する」画面(13.と同じ)で「見出し」の一番左のアイコン(見出しなし)を選択、
    「水平の罫線を表示する」と「垂直の罫線を表示する」からチェックを外して
    「保存」ボタンを押下(動画2:44

「見積書」タブからテンプレートに商品詳細を挿入する

  1. 「表」欄(上記11.参照)にある「サブフォーム」をドラッグ&ドロップで追加(動画3:10
  2. 「サブフォームを追加する」画面の「サブフォームを選択」で選択し
    「サブフォームの項目」で必要な項目にチェックを入れて
    「追加する」ボタンを押下(動画3:15
    ※今回はサブフォーム「見積商品」の項目「商品名」「数量」「販売価格」にチェック

合計欄を作成する

  1. 「表」欄(上記11.参照)から「基本」をドラッグ&ドロップで追加(動画3:38
  2. 「表を設定する」画面で「行」「列」「配置」「幅」「見出し」を指定して
    「保存ボタン」を押下(動画3:41
    ※今回は「行」を「3」「列」を「2」「配置」を「右」「幅」を「40%」に設定
    「見出し」は一番左のアイコン(見出しなし)を選択(動画3:52
    ※合計欄の幅を商品詳細の表の幅と揃えるため、
     商品詳細の表:5列で100%なので1列は20% → 合計欄は2列なので40%とする
  3. 追加した表の左の列に項目名を上から「小計」「消費税合計」「総額」と入力
    右の列に「#」を入力して「見積書」タブの各値を差し込む(動画4:10
  4. 備考欄など必要なものを追加し「保存ボタン」を押下(動画4:16

作成したテンプレートを使って見積書を作成する

  1. 「見積書」タブでエクスポートする見積書データを選択(動画4:31
  2. 画面右上の「・・・」ボタンを押下し「PDF形式でエクスポートする」を選択(動画4:35
  3. 「各種書類テンプレートを選択」で作成したテンプレートを選択(動画4:40
  4. 「エクスポートする」ボタンを押下(動画4:46

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